Lorsque vous ouvrez une réunion d`affaires dont vous avez besoin d`attention et de prise de conscience de la gravité de la procédure indivise de chacun. Comment vous ouvrez la réunion pourrait déterminer avec quel succès il procède. Comme l`organisateur de la réunion d`affaires, vous êtes responsable de donner le ton de la réunion afin que les participants puissent suivre votre exemple. Beaucoup de gens d`affaires choisissent de mener des réunions d`affaires selon des procédures formelles décrites dans Roberts Rules of Order, un ensemble socialement accepté des règles de gestion des réunions professionnelles.
Appelez la séance en déclarant spécifiquement "Je voudrais appeler cette séance." Demandez au calme des participants si quelqu`un continue à parler. Distribuez tous les matériaux liés à la matière d`affaires, comme un agenda, une ligne du temps, procès-verbaux ou rapports imprimés. Merci à tous pour vous joindre à la réunion et demander à chacun de tenir à l`ordre du jour de la réunion.
Reconnaître chacun des participants à la réunion, en particulier si les membres individuels de la collecte ne sont pas familiers avec l`autre. Si la réunion d`affaires est une réunion des membres qui vous oblige à prendre les présences, faire un appel nominal formel tandis que les dossiers de secrétaire qui est présent et qui est manquant.
Lire le compte rendu de la réunion d`affaires précédent le cas échéant. Cela attire tout le monde sur vos initiatives et agit comme un enchaînement que vous pouvez utiliser pour discuter des progrès depuis cette dernière réunion plus tard dans la réunion d`affaires.
Demandez au premier dirigeant ou membre du comité sur l`ordre du jour de présenter son rapport à procéder à la réunion.
Conseils & Avertissements
- Désigner quelqu`un pour agir en tant que parlementaire de la réunion (ou vous pouvez prendre ce rôle neutre vous) si vous vous sentez que les participants ont tendance à aller hors-piste, interrompre, ou parler sur la fin sur divers sujets lors de vos réunions d`affaires. Ne pas laisser la réunion pour faire glisser sur le bien après l`heure de fin prévue par respect pour tous les participants.
