Comment écrire et distribuer minutes d`une réunion

Planifier à l`avance. Assembler l`ordre du jour et la liste des membres ou participants à la réunion à la main avant la réunion. Si votre groupe ne fonctionne pas habituellement avec un ordre du jour, l`encourager à commencer à le faire pour maintenir le cap. Découvrez combien de membres sont nécessaires pour faire des affaires, de sorte que vous pouvez noter la présence d`un quorum dans les minutes si nécessaire.

Faire un modèle à utiliser pour vos notes. Inclure des espaces pour la date, l`heure et le lieu, et une liste des membres de cocher les participants et les absences. Si la réunion implique la participation du public, y compris les lignes pour les noms et les questions chacune des adresses. Plusieurs sites Web tels que Meetingtemplates.com offrir gratuitement des modèles pour une variété de types de réunion.

Remplissez date, l`heure, le lieu, les participants et les informations de quorum lors de la réunion. Remarque qui a appelé la réunion à l`ordre et le temps. Si possible, demandez aux membres du public présents pour enregistrer leurs noms afin de ne pas avoir à demander comment les épeler. Dans les grands groupes d`appartenance, faire circuler une feuille d`inscription pour vérifier votre liste de présence.

Notez chaque numéro, et toute mesure prise sur chacun. Toujours inclure le nom du député qui a présenté la motion. La première motion est généralement d`accepter le procès-verbal d`une réunion précédente, suivie par les rapports du comité. Inclure des recommandations et des mesures prises en réponse. Préserver les rapports des commissions écrites à inclure dans les dernières minutes. Ne pas essayer de résumer les discussions.

Notez les noms de ceux qui introduisent, déplacer ou autrement préconiser l`action ainsi qu`un retraitement précise de chaque mouvement. De nombreuses organisations enregistrent également la personne qui appuie la motion. Ne pas hésiter à demander de retraitement ou de clarification - ce procès-verbal lie le groupe à l`action spécifique.

votes record selon le système de votre organisation. Vous aurez besoin d`au moins un nombre de votes. Certains groupes ajoutent aussi des noms et d`enregistrer la façon dont chaque personne a voté.

Notez la date et la méthode de l`ajournement. Inscrivez votre nom en tant que secrétaire-minute-gardien.

Ecrire minutes immédiatement, alors que la réunion est fraîche dans votre esprit. Faites-leur le leader pour approbation dans un jour ou deux, ainsi qu`une liste des rapports ou des expositions.

Envoyer minutes aux membres et aux participants qui les ont demandées par e-mail, courrier de première classe, une application partagé tel que Microsoft OneNote ou d`un programme de cloud tels que Google Drive.

Préparer une copie officielle et joindre des rapports et des pièces originales pour l`enregistrement permanent.