Le plein respect des règlements administratifs de votre société signifie que vous devez procéder à des conseils d`administration que ces lois prescrivent. Les membres n`avoir le contrôle sur les actions le conseil d`administration lors de ces rassemblements, mais ils ont beaucoup moins dire sur la façon dont les réunions se déroulent. Procès-verbaux des réunions, interprétées par les tribunaux comme des documents juridiques, sont si importantes que, comme consultant en affaires Carter McNamara dit, "... Si ce n`est pas dans les minutes, il n`a pas eu lieu."
Découvrez ce qui transpire à un conseil typique de réunion des administrateurs en examinant un programme d`échantillonnage à la gestion d`aide. Personnaliser ce programme pour adapter la culture et le but de votre entreprise. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Désigner quelqu`un --- habituellement le secrétaire du conseil --- prendre rendu de la réunion. Procès-verbal doit contenir des informations recommandées par McNamara: nom de la société, la date et l`heure de la réunion, qui a appelé la séance, les participants, les requêtes présentées, les conflits d`intérêts qui empêchent un participant de voter, abstentions de voter et les raisons invoquées, lorsque le réunion a pris fin et qui a préparé le procès-verbal.
Décidez si le quorum --- le moins de membres nécessaires pour prendre des mesures --- est présent. Comme le Comité des avocats de Chicago pour les droits civils En vertu de la Law Handbook suggère, vérifier les règlements pour savoir combien de membres sont nécessaires pour un quorum. Dans la plupart des sociétés, la majorité simple suffit. Par exemple, un conseil de dix membres aurait un quorum si six étaient présents.
Demandez au président du conseil appelle la séance, comme dans les exemples de minutes de la gestion d`aide. Le secrétaire doit prendre les présences en appelant les noms des membres du conseil d`administration qui répondent à haute voix si elles sont présentes.
Demandez si les membres du conseil d`administration examinées minutes de la réunion précédente et si les modifications sont suggérées. Ensuite, demander aux autres membres si elles sont d`accord avec les changements. Remarque accord et vote disagreement.Then si les changements doivent être apportés. Si la majorité vote oui, annoncer que les changements seront apportés et distribués à tous les membres pour approbation lors de la prochaine réunion.
Demandez des présidents des comités de faire rapport sur les événements survenus depuis la dernière réunion. Remarquez comment l`échantillon minutes McNamara se réfère à des spectacles membres décrivant des réunions ou des événements auxquels ils ont participé.
Vote sur les motions présentées par les membres du conseil d`administration pour accomplir une tâche. Des exemples de motions sont l`embauche d`un consultant pour rédiger des subventions, l`approbation des listes de vérification et des états financiers, et même envoyer des cadeaux aux employés qui sont en congé de maladie.
Demandez aux membres du conseil déclarent "nouvelle entreprise", ou des événements à venir. Sont-ils assister à des conférences d`autres participants devraient connaître? Ou, sont-ils sollicitent des conseils sur une question particulière?
Ajourner la réunion et annoncer le temps qu`il a été ajournée. Donnez la date, l`heure et le lieu de la prochaine réunion. Indiquez si le conseil d`administration continuera réunion à "exécutif" séance où les membres non-pension ne sont pas autorisés.
