Préparation et rédaction de bonnes minutes de réunion sont des compétences que chacun peut acquérir avec un peu de préparation et d`attention aux détails. Un enregistrement impartial et correcte des réunions est une obligation légale pour de nombreuses entreprises. Que vous écriviez minutes pour une entreprise, organisation politique, sociale ou bénévole, les minutes deviendront une partie permanente de l`histoire de l`organisation. Dans de nombreux cas, les minutes sont conservés pendant des années, des décennies et parfois des siècles.
Choses que vous devez
- Ordre du jour
- Liste des participants
- Magnétophone
- Carnet
Arrivée à la réunion tôt avec l`ordre du jour de la réunion, la liste des participants et le matériel nécessaires pour enregistrer les minutes. Choisissez un siège près de l`animateur de la réunion. Assis près de l`animateur de la réunion vous permet d`entendre mieux et de demander des éclaircissements facilement.
Demandez si vous pouvez utiliser un magnétophone pour enregistrer une transcription audio de la réunion. Si vous prenez des notes sur un ordinateur, vérifier que cela fonctionne correctement, et avoir un bloc-notes de papier et d`écriture des instruments à utiliser comme une sauvegarde prise de notes méthode dans le cas où l`ordinateur échoue.
Notez la date et l`heure de la réunion est appelée à l`ordre. Notez l`essence des rapports des officiers et des rapports des comités. Habituellement, les rapports complets sont joints au procès-verbal de la réunion. motions d`enregistrement comme ils se produisent. Inclure qui a présenté chaque mouvement, qui a appuyé la motion et si la motion a été approuvée, ce qui est connu comme «porté» ou échoué. Si l`ordre du jour est déposé - pas donné suite au cours de la réunion, mais tenue plus à une date ultérieure, notez qui a présenté la motion de déposer l`article et qui a appuyé la motion. annonces d`enregistrement et les dates des réunions de suivi.
Trouver ou créer un modèle rendu de la réunion. Votre organisation peut déjà avoir un modèle rendu de la réunion. Si elle ne le fait pas, vous pouvez utiliser l`un des nombreux modèles réunion minute disponibles en ligne ou créer votre propre modèle. Le modèle a besoin d`une ligne de tête, le corps et la signature. Le titre comprend le nom de l`organisation et de la date, l`heure et le lieu de la réunion.
Créer le corps du modèle à l`aide de l`ordre du jour de la réunion en tant que votre guide. Inclure les éléments suivants dans cette partie: statistiques de fréquentation, l`approbation des rapports dernière réunion minutes, officiers et comités, vieilles affaires, affaires nouvelles, annonces et heure d`ajournement.
Vérifiez que le modèle comprend des lignes de signature et la date des lignes pour le secrétaire et l`autorité d`approbation.
Préparez vos minutes en utilisant le modèle. Éliminer les détails excessifs. Enregistrez ce qui a été décidé, qui fera l`action, quand il est dû et comment l`organisation saura quand l`action est terminée. Après avoir terminé votre premier projet, examiner la transcription audio de la réunion afin d`assurer que vous avez capturé tout le nécessaire. Ensuite, éditez vos minutes.
Minutes sont un registre des actions que l`organisation prend. Il est pas un enregistrement de tout ce qui est dit, ce qui est une transcription. Gardez vos minutes professionnelle. Ne pas inclure votre opinion, le jugement ou l`interprétation. Des expressions telles que "débat houleux" et "excellent commentaire" n`a pas sa place en quelques minutes de réunion professionnelles. Ne jamais inclure les motions qui ont été retirées.
Joindre officier et les rapports des comités à vos minutes terminées. Faire le nombre d`exemplaires requis. Si possible, distribuer les minutes de réunion avant la prochaine réunion afin que les ajouts et / ou des corrections peuvent être apportées rapidement.
