Dans certaines circonstances, réunion des minutes d`une organisation représentent un document juridique qui ne peut être changé sans un vote du conseil d`administration. Modifiant de façon incorrecte minutes peut entraîner des votes, les contrats, l`embauche et les autres mesures prises au cours de la réunion devant être annulé ou annulé. Utilisez une procédure simple pour vous assurer modifiez vos minutes correctement.
Déterminer si les procès-verbaux ont déjà été officiellement approuvé par un vote du conseil d`administration, ou si elles ont seulement été soumis pour examen à un président ou du comité exécutif. Projet de minutes qui n`a pas été voté par un conseil d`administration peuvent être modifiés sans vote du conseil d`administration.
Si les changements proposés sont faits à une personne ou des personnes en revue les minutes avant que les minutes vont à la pension complète, suggérer les changements que vous désirez. Comparez la dernière formulation proposée au procès-verbal présentés initialement. Expliquer la raison de ces changements. Si tout le monde est d`accord, un secrétaire modifiant les initialement soumis, les minutes non approuvés.
Si les modifications proposées sont en cours pour les minutes non encore approuvées par le conseil d`administration et lors d`une réunion du conseil d`administration, utilisez la procédure suivante:
Avoir le président faire une motion pour approuver le procès-verbal de la réunion.
Attendez que la motion soit appuyée.
Demandez au président d`ouvrir la question à la discussion.
Demandez à la personne qui suggère l`amendement présente sa raison de ces changements.
Après discussion, demandez à la personne qui suggère les changements faire une motion visant à modifier les minutes et donner le libellé exact des suggestions.
Attendez que la motion soit appuyée.
Avez-président clore la discussion et d`appeler la question, ou de prendre le vote.
Enregistrez le vote, y compris les noms de ceux en faveur, opposés et se sont abstenus.Si les modifications proposées sont en cours pour minutes déjà approuvés par le conseil d`administration, suivez la même procédure de modification de minutes étant soumis à l`approbation du conseil d`administration de la première fois.
Demandez le secrétaire d`enregistrement ou d`une personne prenant minutes lors de la réunion d`apporter les changements dans les minutes. En haut du document qui comprend la date du procès-verbal ont été initialement pris, notez que les minutes sont maintenant modifiées minutes. Inclure la date des changements et le nom de la personne modifiant les minutes.
