minutes de réunion peut être, un record utile informel, une réunion à but non lucratif ou de gouvernement d`entreprise ou un document plus formel qui répond aux exigences légales pour la tenue des dossiers. vous Quel que soit le but de vos minutes, en utilisant une organisation et le niveau de détail cohérent permet de créer des documents qui aident à résoudre les problèmes futurs lorsque des questions se posent sur des sujets abordés lors de la réunion.
Choses que vous devez
- minutes précédentes
- règlements organisationnels
Discutez avec le leader de la réunion comment détaillée vos minutes devraient être. Si possible, trouver des copies des procès-verbaux et lire les règlements de votre organisation. Déterminez si vous devez enregistrer des commentaires de discussion sans noms pour minimiser la vie privée et la diffamation des questions, telles que l`écriture "Certains membres du conseil d`administration ont estimé le bulletin d`information a été postera trop tard chaque numéro."
Revoir les règles de Robert de commandes, dont les organisations utilisent généralement pour exécuter une réunion. Vous pouvez créer des minutes de réunion cohérentes en utilisant le même format à chaque fois, surtout si votre groupe suit les règles de Robert. Un format typique pour un document de minutes comprend les éléments suivants:
&# 8226- Nom de l`organisation
&# 8226- description ou le but de la réunion
&# 8226- Date et lieu
&# 8226- Appel à l`ordre du temps
&# 8226- Appel nominal
&# 8226- Approbation du procès-verbal précédent
&# 8226- remarques du Président
&# 8226- rapports du trésorier
&rapports # 8226- Comité
&# 8226- Old entreprise
&# 8226- Nouvelle entreprise
&articles # 8226- action
&# 8226- temps de lever la séance RéunionLa description de la réunion pourrait être "Conseil trimestriel de la réunion du directeur" ou "Réunion ad hoc Comité du site Web." Noter si la réunion contenait un quorum ou non, qui est un nombre minimum de participants officiels pour la réunion soit officielle.
Notez tous les mouvements effectués et votes en détail spécifique. Enregistrement qui présente une motion et qui secondes à chaque fois une nouvelle motion est présentée. Si la motion est appuyée, le président ouvre la question de discussion. Sur la base de la discussion, la motion pourrait être reformulé ou voté initialement fait. Quand elle est prête à appeler à un vote, le président met fin à la discussion et appelle la question, ce qui est un autre terme pour un vote. Elle annonce ensuite le résultat du vote. Notez les noms de chaque personne qui vote pour ou contre une motion et qui s`abstient de voter.
Prenez des notes de réunion à l`aide de la quantité de détails de votre organisateur de la réunion a demandé. Les organisations fournissent parfois peu de détails pour le rapport du trésorier, notant que le trésorier a donné le rapport et qu`une copie des états financiers a été distribué. Le rapport d`un trésorier peut être constitué du solde bancaire au moment de la réunion précédente, le solde bancaire actuel et la différence. Les organisations peuvent également choisir de fournir tous les détails donnés par le trésorier ou simplement enregistrer qu`un sujet a été discuté avec aucun détail de la discussion si aucun vote est pris ou des problèmes se posent. Par exemple, les minutes peuvent lire, "Le président du bulletin d`information, Bob Smith, a présenté le rapport du comité de bulletin. Une copie du rapport est joint au présent procès-verbal."
Ne pas hésiter à demander à un haut-parleur de répéter quelque chose que vous ne l`avez pas attraper veiller à ce que les minutes sont exacts. Relisez motions pour assurer votes sont enregistrés correctement. Faites vos minutes clair pour ceux qui ne sont pas à la réunion, mais recevront des copies et doivent voter pour modifier ou approuver à la prochaine réunion.
