Le procès-verbal de la réunion d`une association ou d`une organisation sont le compte rendu officiel des mesures prises par le conseil d`administration du groupe, mais ils ne sont pas censés être une transcription tout compris. Trop de détails peut présenter une image confuse de ce qu`une réunion accompli et invite une mauvaise interprétation. La clé de l`écriture minutes de réunion appropriées est d`être concis et précis, et suivre les pratiques standard.
Choses que vous devez
- stylo et papier
- portable
- enregistreur audio (si autorisé)
Commencez les minutes avec le nom de l`organisation et enregistrer la date de la réunion et de son emplacement. Les procès-verbaux doivent noter tous les membres du conseil d`administration présents, la présence d`un quorum et le temps de la réunion a été rappelé à l`ordre. Le secrétaire devrait également enregistrer le moment où les membres du conseil arrivent en retard ou partir tôt pour avoir un dossier clair de qui était présent lorsque des votes ont été prises.
Suivez l`ordre du jour pour vérifier les articles qui viennent en premier, comme les corrections et ajouts aux minutes de la réunion précédente, l`acceptation du rapport ou de la présentation des rapports des comités qui ne nécessitent aucune autre action d`un trésorier. Pour les rapports écrits, comme une mise à jour du trésorier, il suffit de joindre le rapport au procès-verbal. Pour les rapports oraux, résumer brièvement.
Notez l`essence de ce que l`action d`un conseil prend, mais pas un dialogue en cours d`exécution de la discussion entre les membres du conseil d`administration. Lorsqu`une motion est présentée, record qui a fait la motion et qui a appuyé, et le résultat du vote. Notez d`autres mesures prises lors de la réunion qui ne sont pas soumis à voter, comme le président du conseil d`administration d`attribuer des tâches pour un prochain événement de l`association, les membres du conseil d`administration du bénévolat pour l`adhésion et des discussions sur les activités futures du comité. Les minutes devraient comporter un résumé concis de toute autre discussion.
Résumer les questions soulevées au titre du point de l`ordre du jour pour "Nouvelle entreprise." Alors que la nouvelle entreprise pourrait être quelque chose, les minutes devraient essentiellement refléter la question soulevée, qui a soulevé, et toute directive du président ou le conseil d`administration pour régler le problème ou "examiner."
Terminez les minutes avec la date, l`heure et le lieu de la prochaine réunion. Déposer les minutes selon les directives de la présidente ou le président du conseil, comme en ligne ou dans une armoire de fichier désigné.
