Les procès-verbaux sont formels, des résumés écrits des discussions et des décisions prises lors d`une réunion. Ils sont légalement tenus lors des réunions du conseil d`administration, mais sont utiles à tout moment. Ayant minutes de renvoyer à donne à chacun impliqué un dossier impartiale et exacte des décisions qui ont été faites, sans avoir à contacter des gens qui étaient à la réunion. Lorsque vous travaillez sur un chantier de construction, en gardant de bonnes minutes aide à faire en sorte que les entrepreneurs, les promoteurs et les architectes sont tous sur la même page sur les exigences du projet. Ceci minimise la miss-communication qui ralentit souvent les projets de construction. Prendre de bonnes minutes est assez simple.
Choses que vous devez
- Magnétophone
- Ordinateur portable
Désigner quelqu`un pour prendre exclusivement minutes. Si elles participent à la discussion, la qualité des minutes en souffrira. Il est préférable de faire appel à un membre du personnel ou d`un site travailleur subalterne pour prendre des notes que de distraire quelqu`un du processus de prise de décision.
Discutez de ce que les types de documents les participants à la réunion veulent sortir de la réunion. Minutes ne sont normalement pas enregistrer les points de participants individuels ou la réunion dans l`ordre chronologique, mais dans certains cas, cela est utile. Sur un chantier de construction, il peut être une bonne idée de noter les positions des représentants de l`équipage, architecte et développeur si elles diffèrent sensiblement. Cela peut aider à clarifier les différends futurs.
Prenez les minutes sur un ordinateur si possible, mais toujours garder un stylo de sauvegarde et de papier à portée de main. minutes informatisés sont plus rapides à prendre et plus facile d`éditer et d`envoyer. Si la réunion se passe sur place, un ordinateur portable assez dur pour résister à la poussière et de sable est un excellent investissement.
Fournir les minutes gardien avec un ordre du jour des points de discussion. Cela l`aidera à structurer les minutes d`une manière lisible.
Prendre les présences. minutes appropriées indiquent qui était à la réunion et leur position. Cela fournit un guide indiquant qui contacter si quelqu`un a besoin d`éclaircissements sur toute question traitée.
Notez toutes les décisions prises lors de la réunion. Soyez particulièrement prudent de noter les chiffres avec précision. Lors d`une réunion de la construction, il est probable que les dimensions d`un emploi donné seront abordés. Il est important que tout le monde sait que la réunion a décidé (par exemple) sur un large trottoir de cinq pieds, plutôt que d`un large un sept pieds. Les coûts devraient également être noté avec précision, ainsi que qui est chargée de la mise en œuvre des décisions prises.
Tapez les minutes et les amener à la prochaine réunion de ce groupe pour approbation. A cette époque, le groupe peut modifier les erreurs et convenir que les minutes représentent un compte rendu précis de la discussion, les décisions, et la participation à la réunion.
Fichier des copies électroniques et papier des minutes portant la date, l`heure, et sous réserve de la réunion. Cela les rend faciles à récupérer.
