Comment mener une réunion de planification du projet

Soyez prêt

1. Planifiez la réunion lorsque les principales parties prenantes peuvent y assister. Cela comprend le promoteur ou le champion projet, le chef de projet et toute personne dont l`entrée ou d`approbation est nécessaire pour les décisions à prendre lors de la réunion.

2. Créer et distribuer l`ordre du jour avant la réunion. Votre programme devrait préciser l`objet de la réunion, les résultats attendus et le temps alloué pour chaque partie de la réunion. Inclure ce qui est déjà connu sur le but, le budget, le temps en ligne et les rôles du projet. Utilisez votre première réunion pour obtenir des éclaircissements sur la portée et les rôles du projet ainsi.

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   Définir les rôles pour la réunion et affecter les participants à ces rôles. L`animateur assure la discussion reste sur le sujet et que tous les participants ont une voix. Le chronométreur maintient le groupe sur le calendrier établi par l`ordre du jour et le preneur de notes suit les décisions prises et les points de discussion importants.

4. Planifiez à l`avance d`avoir tous les outils dont vous aurez besoin facilement disponibles sur le lieu de réunion. Vous voudrez probablement utiliser un tableau blanc et marqueurs effaçables à sec ou un grand pad blanc et des marqueurs réguliers. Si vous ne remue-méninges des exercices, apporter de petits blocs et stylos collantes pour les participants. Un projecteur et un ordinateur portable sont nécessaires pour montrer des présentations PowerPoint et des affichages similaires.

Mener votre réunion

1. Commencez la réunion par les participants rappelant de l`ordre du jour et les rôles et établir des règles d`engagement. Au minimum, le groupe doit accepter d`être respectueux des opinions des autres et de minimiser les distractions telles que les téléphones cellulaires et les conversations secondaires.

2. Suivez l`ordre du jour et de passer une fois qu`une décision a été prise. Si des informations supplémentaires sont nécessaires avant qu`une décision puisse être prise, affecter l`élément d`action à la personne appropriée et de préciser quand et comment ils doivent faire rapport.

3. Avant de terminer la réunion, résumer les principales décisions et points d`action. Planifiez la prochaine réunion et, dans la mesure du possible, d`accord sur les objectifs de la prochaine réunion.

4. Après la réunion, distribuer rapidement des notes de réunion aux participants et aux autres parties prenantes et rappeler à chacun de leurs points d`action et les dates d`échéance.