Les procès-verbaux sont un enregistrement de toutes les informations importantes discutées et des décisions prises au cours d`une réunion d`affaires. Normalement, une minute preneur désigné enregistre la réunion sur papier ou un ordinateur portable. Les procès-verbaux veiller à ce que rien de significatif a déclaré dans une réunion est oublié, et prévenir tout désaccord futur sur ce que les participants ont dit. Les procès-verbaux sont également utiles pour les personnes qui ne pouvaient pas assister à une réunion. Assurez-vous que vous enregistrez tout correctement en suivant une réunion quelques minutes des lignes directrices.
Choses que vous devez
- Stylo et papier ou ordinateur portable
Recueillir des informations de l`hôte, tels que les noms de tous les participants, le but de la réunion et l`ordre du jour de la réunion, avant le début de la réunion. Cela vous aide à suivre le long de la discussion. Vous pouvez vous concentrer sur minute en prenant mieux si vous n`êtes pas un participant important à la réunion. Confirmez votre rôle avec l`hôte, si vous n`êtes pas sûr.
Écoutez attentivement dès que la réunion commence. Évitez d`apporter des distractions telles que les téléphones cellulaires, ou, si vous avez apporté un ordinateur portable, la vérification de votre e-mail ou surfer sur Internet. Restez concentré sur la discussion à portée de main.
Notez que les points principaux. L`écriture de chaque détail est impossible et inutile. Décider ce qui est important en considérant le but de la réunion. Enregistrez toutes les opinions ou suggestions formulées, les questions étaient en désaccord sur et les décisions prises.
Paraphrase lorsque cela est possible. La rédaction des déclarations verbatim est pas nécessaire, et prend trop de temps. Paraphrasant démontre que vous avez compris ce que les participants discutent.
Numéroter vos pages, si l`écriture avec un stylo et du papier, pour éviter de mélanger les papiers.
Posez des questions si nécessaire. Ne pas avoir peur de faire une pause ou de tenir la réunion si vous avez besoin de vérifier ce que quelqu`un a dit.
Posez des questions immédiatement après la réunion alors que l`information est encore fraîche dans votre esprit, si vous avez besoin de clarifier un problème trop compliqué à mettre en place au cours de la réunion.
Écrire aussi objectivement que possible. En une minute preneur, votre rôle est de ne pas fournir votre opinion ou censeur de discussion, mais plutôt de résumer de manière impartiale ce qui a été dit.
Vérifiez vos notes pour l`orthographe, la ponctuation et la clarté lors de l`examen plus tard. Tapez une bonne copie avant de distribuer les minutes pour les personnes nécessaires.
