Il peut parfois être difficile d`imposer l`ordre et la discipline à une réunion d`association de condo. Surtout si certaines dépenses ou le changement de règles majeure est en cours de discussion, vous pouvez faire face à de nombreux points de vue différents et pas de véritable consensus sur la voie à suivre. Il est important de se conformer à la procédure de réunion appropriée afin que chacun puisse être entendu et décisions peuvent être prises efficacement. Vous devriez également lire les règles de votre état concernant les associations de condo, et vous assurer que vous respectez la procédure juridique concernant la conduite des réunions.
Solliciter les points de discussion de tous les membres du conseil d`administration, afin de veiller à ce que toutes les questions en suspens sont abordées.
Rédiger et diffuser un ordre du jour bien avant la réunion, ainsi que le procès-verbal de la réunion précédente. Il peut être plus efficace si vous avez l`adresse e-mail de chaque propriétaire pour assurer une distribution efficace. L`ordre du jour devrait préciser l`heure et le lieu de la réunion et exactement ce qui sera discuté. Il devrait contenir des motions explicites indiquées sur les affaires de fond.
Assurez-vous que vous avez un secrétaire de prendre quelques minutes appropriées lors de la réunion. De cette façon, les actions approuvées lors de la réunion sera correctement enregistrée et peut être effectuée.
Laisser une courte période au début de la réunion pour la socialisation, et prendre un café ou d`autres boissons à portée de main. Cela permet aux propriétaires de se mêler et crée une atmosphère plus coopérative et amicale.
Apportez la séance avec une déclaration que l`entreprise formelle va maintenant commencer. Assurez-vous que vous avez l`attention de tout le monde avant de passer à l`entreprise à portée de main.
Approuver le procès-verbal de la réunion précédente, soit tel quel ou avec des modifications qui sont acceptées par les membres.
Présenter les rapports de tous les agents qui sont nécessaires, pour informer les propriétaires de toutes les mesures prises en leur nom depuis la dernière réunion.
Déplacer vers le premier élément de l`entreprise. État de la motion et demander à la discussion. Les membres doivent être reconnus par le président avant de parler. Ce système assure la discussion ne dégénère pas en une improductif free-for-all, ce qui peut se produire si les émotions sont fortes au sujet d`un problème de condo particulier.
Déplacez le mouvement, soit en tant que première déclaré ou telle que modifiée par la discussion, puis un vote.
Veiller à la secrétaire de réunion note le libellé exact de la motion et le résultat du vote avant de passer. Cette motion sera ensuite guider les actions suivantes de l`association sur cette question particulière.
Travailler à travers chaque élément de l`entreprise de cette façon.
