Comment documenter les procès-verbaux

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  • Documenter réunion minutes
  • Conseils & avertissements
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    Documenter réunion minutes nécessite une attention particulière aux détails.

    Documenter réunion minutes nécessite bien une grande organisation et souci du détail. Parce que procès-verbaux deviennent souvent des documents juridiques, il est important de résumer les discussions avec précision. Faites une copie de sauvegarde et de le stocker dans un endroit sûr, et distribuer des copies supplémentaires pour les parties concernées. Avec la pratique, il devient beaucoup plus facile de documenter les procès-verbaux de façon précise et concise.

    Choses que vous devez

    • Ordinateur portable
    • Logiciel de traitement de texte
    • Programme de la réunion
    • Copie des Règles de procédure Robert

    Documenter réunion minutes

    • Arrivée tôt, pour obtenir votre ordinateur portable configuré et prêt à aller. Notez la date, l`heure, le lieu et la liste des participants. Enregistrez autant de la discussion de la réunion que possible pour votre vitesse de frappe. Ne vous inquiétez pas fautes d`orthographe ou de grammaire. Si vous manquez une étape importante, comme le passage d`un élément de mouvement ou d`action, il est correct de demander aux participants de la réunion pour clarifier le libellé. Enregistrez le document de temps en temps pour éviter toute perte de données.




    • Modifier vos minutes de réunion le plus tôt possible après la réunion, lorsque votre mémoire de la discussion est encore frais. Corriger toute orthographe ou de grammaire et d`assurer la mise en forme est uniforme dans tout le document. Insérez une "Brouillon" filigrane d`informer les lecteurs que le procès-verbal n`a pas encore été approuvé et rendu officiel. Enregistrez le fichier en utilisant un nom de fichier qui est facile à identifier et différencier plus tard, tels que "StrataCouncilMinutesDecember5".

    • Envoyer le procès-verbal à la présidence de la réunion ou une autre personne désignée pour examiner la discussion. Modifiez les minutes à nouveau, en fonction des commentaires que vous recevez. Lors de l`édition, veillez à maintenir l`intégrité du procès-verbal. Ne pas ajouter de toute discussion qui ne se produit pas, ou de supprimer toute discussion qui ne se produit pas. Enregistrer à nouveau le fichier.

    • Garder le "Brouillon" filigrane dans le document jusqu`à ce que les minutes reçoivent l`approbation formelle. Cela se produit généralement lors des réunions ultérieures du même comité.

    • Une fois que le comité approuve les minutes, retirez le "Brouillon" filigrane et enregistrez le fichier à nouveau. Distribuer les procès-verbaux approuvés aux membres du comité si nécessaire.

    Conseils & Avertissements

    • Avoir une copie des règles de Robert de l`ordre (ou tout autre guide de votre comité utilise) à utiliser comme référence lors de la réunion. Cela peut vous aider à enregistrer la réunion des procédures correctement.
    • Certaines personnes préfèrent encore documenter minutes de réunion en utilisant d`abord un raccourci, puis tapez les notes plus tard. Cette méthode peut fonctionner tout aussi bien que de prendre quelques minutes en utilisant un ordinateur portable. Cela dépend de vos préférences personnelles.
    • Pour les réunions très importantes, pensez à utiliser un magnétophone pour faire un enregistrement audio de la procédure.
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