Les entreprises de toutes formes et tailles ont des réunions, que ce soit une société mondiale le lancement d`un milliard de dollars d`entraînement des ventes en Europe ou une petite entreprise familiale de décider de mettre à jour leur stock. Minute prise est généralement une composante essentielle des réunions d`entreprise, en donnant aux entreprises un compte rendu exact des événements importants tels que les votes des actionnaires, les conflits de travail et la discussion des stratégies futures.
Choses que vous devez
- Bloc-notes et un stylo
- Dictaphone ou dispositif d`enregistrement
Examiner l`ordre du jour de la réunion précédente. Il peut y avoir eu des points soulevés qui doivent donner suite à la réunion en cours. La connaissance de ces thèmes avant la réunion vous permettra de prendre des informations plus rapidement et de prendre des notes plus courtes.
Tape la rencontre avec un dispositif d`enregistrement si vous pensez que vous pouvez lutter pour suivre les discussions. Taping la réunion signifie que vous pouvez transcrire les points pertinents plus tard avec moins de contraintes de temps.
Asseyez-vous près de la personne qui préside la réunion. Cela vous permettra de demander des éclaircissements sur les points soulevés que vous trouvez ambigu ou inconsistante.
Ecrire l`heure et la date à la tête de votre ordinateur portable. Prenez note de la personne qui préside la réunion, la minute preneur (vous-même) et le lieu.
Liste de tous les participants autres que le président et vous-même. Faites circuler une feuille de papier et de demander à chaque participant de remplir leur nom. Ces informations peuvent ensuite être transcrite à vos pleines minutes plus tard.
Gardez une trace de l`ordre du jour de la réunion. Les réunions ont généralement des points numérotés pour la discussion. Les conversations peuvent souvent aller sur les tangentes cependant, ce qui signifie articles seront oubliées ou sont discutées hors séquence. Collez les chiffres sur l`ordre du jour et notez-les comme ils sont discutés, même si hors séquence.
Documenter les motions faites concernant les décisions sur les règles ou l`orientation future de l`entreprise. Liste des personnes qui proposent des motions et, si un vote a lieu, record qui et combien ont voté en faveur de la motion. Documenter la façon dont la motion est adoptée, aussi, que ce soit par une confirmation verbale, à main levée ou à bulletin secret.
Rédiger les minutes dès que possible après la réunion. L`information est susceptible d`être frais dans votre esprit, de sorte que vous pouvez rappeler plus de détails que si vous l`avez laissé pour plus tard.
Enregistrez votre propre nom à la fin du document afin que vos collègues puissent vous contacter avec des questions sur le contenu.
