Comment faire pour exécuter une réunion

Instructions

1. Fixer des objectifs. Toutes les réunions doivent avoir un but. Avant votre réunion, décidez ce que vous voulez accomplir à ce asseoir. Lors de la rédaction de votre objectif, écrire une déclaration concise et facilement compréhensible tels que, "Pour sélectionner une campagne de publicité pour la quatrième trimestre."

2. Préparer un ordre du jour. Liste de tous les sujets que vous souhaitez discuter à la réunion dans l`ordre dans lequel vous voulez en discuter. Ajouter plus de clarté à votre agenda en plaçant un montant estimé de temps à côté de chaque article pour discuter, vous aidant à vous assurer que vous n`avez pas inclus trop d`éléments.

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   Partagez votre objectif et l`ordre du jour à l`avance de la réunion par courriel. En partageant le but de la réunion et l`ordre du jour avec ceux qui assisteront à l`avance de leur arrivée, vous leur permettre de se préparer mentalement pour la réunion, ainsi que de leur donner la possibilité de se préparer avec de la paperasse ou d`autres matériaux germane à la planifiée sujet.

4. Définir les rôles. Sélectionnez un individu pour servir de secrétaire et demander à cette personne de prendre des notes que la réunion progresse. Attribuer un autre participant à la réunion d`agir comme gardien du temps. Cette personne gardera un œil sur l`horloge et vous assurer que vous suivez votre temps alloué prévu pour chaque élément de l`ordre du jour. Déclarez-vous le modérateur de la réunion et assumer la tâche de se déplacer à travers les points de l`ordre du jour d`une manière opportune et efficace.

5. Reprenez le contrôle de la réunion si elle glisse hors de votre portée. En particulier, si un participant lors de votre réunion a tendance à diriger des réunions en erreur, il est essentiel que vous exercez votre pouvoir comme le leader de réunion et de garder la session sur le cours. Pour le faire efficacement, rappeler poliment l`individu essayant de détourner la réunion de la raison de la réunion et lui demander de sauver ses préoccupations secondaires pour la discussion à une date ultérieure.

6. Assigner des tâches. Comme vous vous déplacez dans votre discussion et de décider sur les choses qui doivent être faites, affecter ces tâches sur place. En outre fixer une date d`échéance pour l`achèvement de chaque tâche, améliorer les chances que la tâche fait est fait. Demandez aux particuliers minutes de prise de réunion d`écrire ces affectations de tâches.

7. Concluez la réunion à l`heure. Si vous permettez à la réunion d`aller au-delà de son point de fin programmée, vous trouverez probablement que la plupart des participants de vérifier mentalement hors du asseoir. Si vous atteignez la fin de votre temps de parole et vous avez encore des articles pour discuter, les déposer à une date ultérieure, par respect pour ceux qui ont donné de leur temps pour assister à la réunion.

8. Partager minutes après la réunion. Envoyer les minutes de réunion ainsi qu`un remerciement aux participants pour leur coopération et leur dévouement avec 24 heures de la fin de la réunion. Si vous avez affecté de nombreuses tâches au cours de la réunion, inclure un rappel poli aux participants de suivre à travers les points attribués.