Comment faciliter une réunion

Attributs de l`animateur

• Un facilitateur efficace doit être un bon auditeur et communicateur. Il doit être capable de juger le ton de la discussion et intervenir si la conversation devient trop chauffée. Il doit être attentif. Si certains participants ne participent pas, il doit intervenir avec tact pour les attirer dans la discussion. Il doit être assez diplomatique pour résoudre les désaccords et assez ferme pour maintenir le contrôle sur le processus.

Planification de la Réunion

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  Préparation pour faciliter exige une planification importante. Le facilitateur a besoin de connaître les noms et les milieux pertinents des participants et la façon dont ils sont bien informés sur le sujet de la discussion. Il travaillera avec les gestionnaires concernés pour déterminer l`organisation de la réunion - discussion ouverte ou structurée. Il assure que le lieu de la réunion est acceptable et que la pièce est aménagée de manière à aider à fournir les objectifs de la réunion. Avec les gestionnaires, il permettra également de déterminer la durée de la réunion et combien de temps sera alloué pour différentes tâches. Il est responsable d`avoir des fournitures et des matériaux livrés sur le site de la réunion.

Faciliter la réunion

• L`animateur débute la rencontre avec un exercice de brise-glace, les introductions des participants s`ils ne savent pas les uns les autres et un examen de l`ordre du jour et au sol des règles. Une fois que le groupe se lance dans l`ordre du jour, l`animateur devient un arbitre. Il est son rôle à tenir les participants impliqués, afin de dégager des conversations pertinentes secondaires et d`intervenir si les discussions deviennent trop chaud ou hors sujet. S`il y a des gestionnaires ou chefs d`équipe participants, l`animateur doit être sûr qu`ils ne prennent pas la réunion. Il est de sa responsabilité de tenir la réunion sur le calendrier, regarder l`horloge pour maintenir le fonctionnement du processus.

Réunion Wrap-up

• Lorsque le temps est écoulé pour la réunion, l`animateur doit maîtriser à la discussion et résumer les résultats et les conclusions clés. S`il y a eu des réunions en petits groupes, il doit tirer leurs conclusions dans le flux principal. Si les problèmes ont été résolus, le facilitateur va enregistrer le résultat. Si la réunion doit être poursuivie ou les résultats transmis à d`autres réunions, il veillera à ce que l`information circule librement à eux. Enfin, il ferme la réunion - l`arbitre qui se termine le jeu, après avoir été un participant actif, mais pas un joueur.