Comment tenir une réunion d`affaires

Instructions

1. La première étape consiste à rédiger l`ordre du jour de la réunion. L`ordre du jour est sur les grandes lignes de toutes les questions qui nécessitent une discussion pour les décisions qui sont nécessaires pour faire avancer votre projet ou objectifs. Liste de tous les problèmes connus dans un format aperçu concis avec des points de balle. Une fois que vous avez l`ordre du jour établi, vous saurez les questions, et vous saurez qui a besoin d`assister à la réunion.

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   Envoyez un e-mail de masse ou faire des appels téléphoniques à toutes les personnes qui ont besoin d`assister à la réunion et leur demander leur disponibilité avec les dates et heures pour une période d`une semaine si vous avez plusieurs participants. Cela seul peut être un défi de taille étant donné les horaires chargés. Une fois que vous avez la disponibilité de tout le monde, cross référencer les horaires pour une date et l`heure disponible. Prévoyez suffisamment de temps pour tenir la réunion, et d`envoyer un avis à tous les participants de la date, l`heure de début, heure de fin et le lieu de la réunion, ainsi qu`une copie de l`ordre du jour.

3. Lors de la préparation de la réunion, des copies de l`ordre du jour distribué à tous les participants ainsi que tous les documents qui seront le sujet de la discussion. Des panneaux d`affichage et des présentations power point devraient être prêts pour l`affichage avec chevalets et projecteur nécessaire, un ordinateur portable et écran. En outre, l`organisateur de la réunion doit être prêt à diriger la réunion et un détenteur du dossier devrait assister à la réunion pour prendre des notes.

4. Lors de la réalisation de la réunion, la réunion organisateur / dirigeant a besoin de garder la discussion sur la bonne voie. Discussion va inévitablement conduire à des problèmes tangentielle et hors sujet la discussion, de sorte que le leader doit faire en sorte que la discussion revient finalement à l`ordre du jour. Le leader doit également garder une trace du temps et de garder la discussion qui coule à frapper tous les points de l`ordre du jour. Le chef doit fournir une brève description des éléments de l`ordre du jour pour commencer la discussion et également poser des questions ou demander des commentaires des participants afin d`obtenir les informations nécessaires. Le chef devrait conclure chaque élément d`action avec la personne responsable de l`achèvement de l`article et un calendrier de temps estimé pour l`achèvement.

5. Une fois que tous les éléments de l`ordre du jour sont conclus, le groupe doit organiser une réunion de suivi se rencontre sur un accord sur le jour et le temps nécessaires ou le calendrier qui se produisent régulièrement.

6. Le détenteur du dossier devrait compiler ses notes dans une réunion minutes organisées en format contour. Le projet de procès devraient ensuite être envoyés aux participants à la réunion de demander des commentaires, des corrections ou des modifications. Le procès-verbal de la réunion finale devraient ensuite être distribués aux participants et utilisés pour le suivi et l`action en tant que base pour la prochaine réunion de l`ordre du jour si nécessaire.