Un programme d`activités est une clé intégrante de la réalisation d`une réunion lisse et instructif, car il donnera des lignes directrices quant à ce qui doit être discuté et avoir lieu. Avoir un ordre du jour écrit rendra vos réunions plus courtes, plus concis et plus productif.
Commencez par écrire le lieu de la réunion et le temps qu`il devrait commencer, ainsi qu`un temps de durée estimée. Cela aidera vos membres pour arriver en temps opportun, ainsi que de leur donner une idée de combien de temps à allouer de leurs horaires.
Décrire dans chaque position ce qui doit être adressée, et de donner une ou plusieurs solutions possibles à la question. Cela permettra de faciliter la discussion et encourager les membres à apporter des idées pour des solutions tout en même temps maintenir l`ordre du jour sur la bonne voie.
Assurez-vous que chaque étape suit un cheminement logique, et que vous vous souvenez d`inclure tous les sujets qui ont été déposés à la séance précédente. Ecrivez les initiales de la personne qui a été affecté le suivi des sujets d`affaires anciennes entre parenthèses afin que le sujet peut facilement être renvoyé à eux pendant la réunion.
Indiquez le temps alloué pour chaque point de l`ordre du jour de l`entreprise. Vingt minutes est une bonne règle du pouce si un élément va trop loin sur ce montant, il peut être reporté pour le suivi à la prochaine réunion.
Envoyez votre agenda aux personnes appropriées quelques jours avant la réunion, ainsi que des notes ou des informations pertinentes. Cela vous donnera le temps des membres à réfléchir sur les points à être couverts, assurant ainsi une contribution plus constructive.
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