Comment planifier une conférence téléphonique

Instructions

1. Décidez d`une date et l`heure de votre conférence téléphonique. Assurez-vous de prendre les participants qui résident dans des fuseaux horaires différents en compte lors de la planification du temps. Vous ne voulez pas de planifier une conférence téléphonique pendant un certain temps avant ou après vos collègues seraient normalement dans le bureau.

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   Disposer d`un numéro d`appel de conférence du centre de conférence de votre entreprise, ou communiquer avec un fournisseur en ligne qui facilite les appels de conférence. Cela implique souvent la mise en place et compte et payer une somme modique, mais il est une option pratique si votre entreprise ne propose pas de services de conférence.

3. Préparer une demande de réunion indiquant la date, l`heure et le sujet proposé. Cela devrait être envoyé par courrier électronique aux participants de la conférence téléphonique plusieurs semaines à l`avance de leur donner suffisamment de temps pour répondre à votre conférence téléphonique. Assurez-vous d`inclure des instructions de numérotation spécifiques et des numéros PIN les participants auront besoin pour accéder à l`appel.

4. Créer un agenda pour la conférence téléphonique. Votre programme devrait couvrir ce que vous voulez la conférence téléphonique pour atteindre, quels résultats seront nécessaires suite à l`appel et qui les participants seront responsables pour les prochaines étapes.

5. Envoyer l`ordre du jour et toute information supplémentaire les participants devront examiner plusieurs jours avant l`appel. Vous pouvez inclure des feuilles de calcul ou des rapports qui fournissent des arrière-plan pour le sujet que vous prévoyez aborder.

6. Suivi personnellement avec tous les participants, vous ne l`avez pas reçu la confirmation de la veille de la conférence téléphonique. Un appel téléphonique est le meilleur dans ce cas, puisque le participant peut ne pas avoir reçu votre e-mail avec la demande de réunion.