Comment organiser une conférence téléphonique

Identifier les personnes dont vous avez besoin d`inviter à la conférence téléphonique. Ensuite, la priorité à l`importance de la présence de chaque personne. S`il y a trois ou quatre personnes qui appellent dans votre conférence téléphonique, la priorité à la liste des invités peut ne pas être important. Mais si vous invitez six personnes ou plus, il est plus probable qu`il y aura des conflits d`horaire. Assurez-vous que les décideurs importants seront en mesure d`y assister.

Contactez les participants importants pour identifier les conflits d`horaire. Pour en savoir si et quand ces gens seront hors de la ville pendant une longue période de temps, dans un avion et indisponible pour appeler ou incapable d`y assister. Organisez votre temps de rencontre autour de ces conflits.

Envoyer une invitation à tous les participants. Utiliser le courrier électronique, Evite ou un autre logiciel d`invitation. Microsoft Outlook peut planifier la réunion, envoyer des invitations et permettre à des invités à accepter ou refuser. Vous obtiendrez rapidement une idée générale de qui peut participer et qui ne peuvent pas. Les invités peuvent avoir des suggestions sur les temps qui fonctionnent mieux pour eux, et ils peuvent également vous envoyer des éléments de l`ordre du jour dans leurs réponses à la demande de réunion. Révisez votre invitation sur la base des commentaires que vous recevez.

Planifiez votre réunion à l`aide d`un service d`appel en. Il y a plusieurs compagnies qui se spécialisent dans des conférences téléphoniques d`hébergement, tels que notamment FreeConference et InstantConference. Si votre entreprise souvent conférence horaires appelle, savoir si votre entreprise a un contrat avec un service d`appel en particulier.

Envoyez l`invitation finalisé à tous les participants. Envoyer l`invitation même aux personnes qui ont refusé la demande de réunion d`origine, au cas où ils deviennent plus tard disponibles. Assurez-vous d`inclure toutes les informations pertinentes dans l`invitation, y compris la date et l`heure de l`appel, le code du pays et le numéro de téléphone que les participants devraient utiliser, ainsi que les codes des participants nécessaires. Inclure aussi votre numéro de contact afin que les participants puissent vous contacter directement s`ils ont des problèmes de numérotation dans.