Aide-mémoire pour des réunions efficaces

La plupart des planificateurs de réunions réussies pré-plan de toutes les activités de réunion et articles avant d`envoyer des invitations. Les activités de pré-réunion comprennent le choix d`un jour et une heure pour la réunion, la réservation du lieu de la réunion (comme une salle de conférence, salle de spectacle ou salle de restaurant privé), et de décider qui doit être à la réunion. De nombreuses réunions se hors piste simplement de ne pas avoir les décideurs essentiels à table ou en ayant trop de participants opiniâtres qui jettent tout le monde hors du sujet principal. Autres éléments essentiels pour la liste de contrôle de pré-réunion sont l`ordre du jour de la réunion, avec des périodes de temps pour chaque section ou thème de la de rencontre tous les outils de présentation, y compris les connexions portables, appels de lignes téléphoniques de conférence et handouts- et le déjeuner ou des rafraîchissements. La plupart des planificateurs de réunion désignent également une réunion de prise de notes à ce moment.

Lorsque la réunion commence, la plupart des dirigeants de réunion efficaces utilisent une liste de contrôle pour assurer aucun ordre du jour des articles sont manqués ou oubliés. articles Liste de contrôle comprennent prendre un appel des participants à la réunion, l`examen des notes de la dernière réunion et définissant clairement l`ordre du jour de la réunion en cours. La plupart des ordres du jour comprennent la définition d`un problème, remue-méninges des solutions, le vote sur les solutions et la résolution du problème. De nombreux dirigeants de réunion comprennent des éléments tels que "assurez-vous de demander et de recevoir des avis de tous les participants," surtout quand ils ont d`autres, les participants opiniâtres vocales. Assurez-vous de discuter des prochaines étapes avant la fin de la réunion.

Il y a généralement plusieurs mesures à prendre après une réunion, et une liste de contrôle de réunion peut aider à vous assurer que rien ne soit oublié ou négligé. Certains des éléments de la liste de contrôle post-réunion peut inclure taper les notes de réunion, de distribuer les notes et le suivi des prochaines étapes. Certains éléments de l`étape suivante peuvent inclure des recherches sur des sujets plus en profondeur, une rencontre avec les actionnaires supplémentaires ou fixer une date pour une réunion de suivi. D`autres exemples de ces types d`articles créent un groupe de travail, obtenir les commentaires des participants à la réunion et la communication des décisions importantes pour le reste de la société.