Quels sont les observateurs sur les procès-verbaux?

Bien que la définition exacte d`un observateur dépend du groupe tenue de la réunion, une définition utile est un observateur de rencontre est quelqu`un qui ne fait pas officiellement partie du groupe tenue de la réunion. Par exemple, si des comptes clients ont été à la tenue d`une réunion et un représentant de technologie de l`information (IT) ont assisté, elle un observateur.

La raison d`appeler un observateur à une réunion dépendra des objectifs du groupe. Certains groupes pourraient avoir besoin d`entrée d`un autre ministère ou d`un groupe et l`observateur sert de voix pour ce groupe extérieur. L`observateur peut aussi être un stagiaire et assister à la réunion d`apprendre comment mener une réunion et / ou enregistrer les procès-verbaux. En outre, l`observateur pourrait être présent à la réunion de rapporter des informations de retour à son ministère sur ce qui a eu lieu à la réunion.

Certains observateurs pourraient simplement écouter et prendre des notes au sujet de la réunion, tandis que d`autres pourraient jouer un rôle actif dans la réunion. Dans ce dernier cas, l`observateur est susceptible fréquente de fournir une perspective différente du groupe ou de fournir des informations clés d`un autre groupe ou d`un département. Même si l`observateur regarde la réunion de faire rapport à un autre groupe, elle peut demander des éclaircissements au groupe lors de la réunion.

Si l`observateur ne participe à la réunion, puis ses commentaires devraient être inclus dans le procès-verbal de la réunion. Réunion minutes enregistrent un résumé de la conversation ainsi, les commentaires de l`observateur doivent être inclus dans le résumé. Cependant, gardez à l`esprit que les minutes ne sont pas un enregistrement de la conversation, mais une trace de ce qui a été accompli lors de la réunion. En tant que tel, chaque commentaire d`un observateur n`a pas besoin d`être enregistrées.