Exigences de conservation réunion du conseil de minutes sans but lucratif

En tant que secrétaire du Conseil, vous êtes en charge de notifier les administrateurs et les membres du Conseil sur les réunions qui auront lieu. Contenu des minutes varient en fonction de la structure et le type d`organisme sans but lucratif. Typiquement réunion du conseil d`administration minutes date, heure, lieu de la réunion, le type de réunion, la liste des personnes présentes et absentes, la liste des points discutés, liste des rapports présentés, les motions présentées et une description des discussions comprennent. Vous n`êtes pas obligé d`écrire un compte rendu textuel de la réunion, mais les détails spécifiques des questions examinées et des observations formulées sont essentielles pour documenter la diligence raisonnable.

Procès-verbal doit fournir suffisamment d`informations pour que les membres absents puissent comprendre clairement les questions examinées et les décisions prises lors de la réunion. Il est souhaitable que les minutes d`inclure un résumé de la discussion, la justification de la décision, les noms de ceux qui participent à la discussion, et des notes de tout conflit d`intérêts. Vous devez documenter l`information qui est très sensible ou confidentielle dans un rapport distinct qui ne soit pas intitulé comme minutes, afin que les membres qui demandent de voir les procès-verbaux ne sont pas en mesure de le lire. Une copie finale du procès-verbal approuvé est signé par le secrétaire et inclus dans les dossiers de la société.

Vous êtes tenu par l`IRS pour tenir tous les registres de l`organisation, comme le Secrétaire du Conseil, ce qui les rend disponibles sur demande à tous les membres et les autorités judiciaires. directives de conformité IRS indiquent que les administrateurs minutes de 501 (c) (3) organismes publics de bienfaisance, des fondations privées et d`autres organismes exonérés d`impôt doivent être maintenus en permanence. La lettre de détermination de l`organisation, les statuts et les règlements sont d`autres types de documents de l`IRS exige également être maintenu en permanence.

Documents premier demandés par l`IRS dans un audit sont les procès-verbaux des réunions du conseil d`administration. L`IRS souligne l`importance du contenu que vous gardez dans les procès-verbaux et les pratiques de documentation sur les sociétés. IRS peut demander d`examiner les livres, registres et procès-verbaux d`une organisation à tout moment pour déterminer si une société sans but lucratif est exploité à des fins exonérées d`impôt, les rendements connexes ont été déposés et les taxes sont correctement déclarés. Procès-verbal de documenter les activités de l`organisation et aident à vérifier les opérations exonérées d`impôt légitimes.