Rôles et responsabilités du bureau du secrétaire général

Au niveau le plus élémentaire, un secrétaire doit assurer que les réunions du conseil sont correctement assisté en suivant les lignes directrices dans les règlements au sujet de la notification aux membres. Selon les statuts, il communiquera l`avis par écrit ou par téléphone. Une attente croissante du secrétaire général est qu`il fournisse des conseils au conseil d`administration en ce qui concerne ses relations avec ses investisseurs. Cela est devenu plus important parce que les investisseurs sont plus intéressés par la façon dont les sociétés sont en cours d`exécution de leur entreprise. Même si elles peuvent veulent pas être sur la ligne de front, ils attendent une explication écrite lorsque de nouvelles lois ou des actions émerger qui pourraient avoir un effet sur eux. Une secrétaire qui peut alerter le conseil d`administration à des changements à venir ou impression publique d`une action récente par le conseil est un collègue accueilli.

Les statuts de la société précise les fonctions du secrétaire concernant la tenue des dossiers des procès-verbaux, et elle donnera une comptabilité précise au conseil sur des questions telles que les dossiers des membres. Chaque entrée de réunion doit comprendre les éléments suivants: date, heure, lieu de la liste de rencontre de tous les participants- liste de discussion articles- liste des articles reported- somme des points discutés et des actions concernant ces articles. Elle assure le suivi des dossiers de la société et veille à une copie signée de chaque réunion minutes est maintenue, après avoir été approuvé par les membres. En outre, à chaque réunion, elle doit avoir une copie à jour des statuts de la société disponible pour être référencé.

Une énorme responsabilité gère les documents juridiques de la société. Le secrétaire est particulièrement préoccupé qu`il y ait une documentation suffisante et précise pour atteindre ou dépasser les exigences dictées par la loi. Maintenir les dossiers de chaque réunion et les détails des politiques et des pratiques de la société lui tombe. Lorsqu`une personne autorisée demande des dossiers tels que les documents fondateurs, la liste des administrateurs, documents financiers ou les procès-verbaux du conseil d`administration ou d`autres comités, il est obligé de les fournir. Souvent, il est le fonctionnaire désigné autorisé à signer diverses opérations commerciales. Il pourrait être en mesure de signer des contrats, des applications, de la correspondance, des applications et des contrôles co-signe, si le conseil a indiqué qu`il le fasse. Il est très probablement celui qui a le plus de connaissances sur les opérations au jour le jour de la société.