Liste de vérification avant-réunion

Réglez la date, l`heure et le lieu de la réunion. Choisissez un endroit qui est assez spacieux pour le rassemblement. S`il y a un invité spécial pour la réunion, prendre le temps d`en apprendre davantage sur l`individu, ses contributions, des intérêts et de la pertinence de la réunion. Décider qui va participer à la réunion. Les gens que vous invitez doivent être pertinentes pour le but de la réunion.

Préparer l`ordre du jour de la réunion. État dans le but de la réunion et décider des segments de réunion. Dans le cas d`un invité spécial, préparer des contenus tels que des questions ou des messages d`intérêt pour la réunion et l`invité ainsi. Décider qui va faire le discours d`introduction et qui va enregistrer les discussions de la réunion. Attribuer orateurs pour chaque sujet qui sera abordé lors de la réunion.

Décidez les fournitures que vous allez avoir besoin pour la réunion. Ceux-ci peuvent être des matériaux de papeterie ou de documents de preuve, tels que les rapports d`enquête ou de documents, en fonction de la nature de la réunion. Par exemple, si la réunion est de présenter des griefs de votre communauté à votre représentant élu, puis les documents faisant autorité qui prennent en charge votre grief sont des matériaux de réunion pertinents. Désigner une personne responsable pour la gestion du secteur des fournitures de réunion.

règles établies concernant la manière dont la réunion doit se dérouler du début à la fin. Établir des codes de ponctualité pour les participants et comment ils doivent se comporter lors des réunions et des discussions. Créer des règles pour l`organisation des réunions du personnel afin qu`ils ne transgressent le cadre de leurs rôles et responsabilités ou interférer avec les rôles des autres.

Contactez toutes les parties concernées, y compris les invités spéciaux, les participants et le personnel de la réunion au moins une semaine avant la réunion. Brief eux au sujet de la réunion et de leur contribution. Envoyer des e-mails avec la date et du lieu de détails, ainsi que l`ordre du jour. Discuter de la réunion et l`ordre du jour des rôles et des responsabilités avec la réunion du personnel en personne. Contactez les participants et confirmer leur disponibilité pour la réunion.

Communiquez avec les participants à la réunion d`un jour avant la réunion afin de leur rappeler la réunion et confirmer leur présence. Rappelez-leur de l`emplacement du lieu. Rassemblez votre réunion d`organisation du personnel, quelques heures avant la réunion et de répéter l`objectif de la réunion et de débit ainsi que le rôle de chaque membre du personnel.