Le rôle d`un facilitateur dans une réunion est de faire en sorte que la réunion progresse selon l`ordre du jour. La communication doit circuler d`une manière positive. En tant que facilitateur d`une réunion d`établissement des objectifs, vous devez vous assurer que la réunion progresse et réussit à définir des objectifs clairs. Assurez-vous que chaque étape sur l`ordre du jour est adressé correctement. Tout le monde devrait avoir la chance d`exprimer leurs opinions pertinentes. Après chaque étape de la réunion, résumer la scène en bref, puis déplacer la réunion à l`étape suivante. A la fin de la réunion, assurez-vous que le résultat de la réunion est clairement définie et comprise.
Entamer des discussions pour définir le laps de temps, la responsabilité, plan d`action, les étapes et le processus d`examen.
Présentez la situation actuelle, les objectifs d`affaires et des stratégies qui doivent être mises en œuvre par le biais de nouveaux objectifs en entamant une séance de remue-méninges pour faire ressortir des opinions et des idées.
Laissez le groupe à atteindre un consensus sur les objectifs qui doivent être poursuivis. Assurez-vous que les objectifs sont définis avec précision et compris par tous les participants. Les objectifs doivent être réalistes et mesurables.
Résumer les décisions prises par le groupe plus tôt. Présentez-les de façon à veiller à ce qu`ils soient bien compris par tous les participants. Les jalons, plan d`action et de responsabilité devraient être convenus par toutes les parties concernées.
Conseils & Avertissements
- Assurez-vous que l`ordre du jour de la réunion est préparé à l`avance. Aussi, assurez-vous que tout le monde a une copie de l`ordre du jour avant le début de la réunion. Cela permettra de garder la réunion sur la bonne voie.
- L`animateur doit veiller à ce que les participants restent concentrés sur la réunion et ne sont pas détournés vers d`autres sujets.
- L`animateur doit veiller à ce que les bonnes pratiques de communication interpersonnelle sont suivies à la réunion.
- L`animateur devrait être un participant neutre.
