Les règles de base pour des réunions efficaces

Entrer dans une réunion sans ordre du jour solide est une recette pour perdre du temps. Si vous ne disposez pas d`un but bien défini pour votre réunion, examiner si vous devriez avoir une réunion du tout. Dans certains cas, une réunion hebdomadaire ou mensuelle régulière devient l`habitude, et ces événements continuent d`avoir lieu même lorsque l`information pourrait être partagée de manière plus efficace par le biais d`un mémo ou d`autres moyens de communication.

Lors de la création de votre ordre du jour, attribuer un laps de temps à chaque élément qui doit être pris en compte. Indiquez clairement les objectifs de la réunion. Cela vous donnera un point de référence pour mesurer le succès de la réunion.

Pour la réunion soit couronnée de succès, les participants devraient être aussi bien préparés que le leader. Joignez une copie de l`ordre du jour dans l`invitation à la réunion. Collez ce dans le corps d`un e-mail plutôt que de l`inclure dans une pièce jointe pour augmenter la probabilité que les participants examineront l`ordre du jour en temps opportun. Si des informations supplémentaires doivent être partagées avec les participants avant la réunion, vous pouvez inclure ces morceaux comme une pièce jointe.

Envoyez l`invitation à la réunion, l`ordre du jour, et d`autres informations dans la mesure à l`avance que possible. Donner à chacun au moins deux jours pour examiner l`ordre du jour et d`aborder le leader de rencontre avec des ajouts ou des questions proposées.

Des réunions efficaces doivent respecter le calendrier. Le chef de réunion devrait arriver tôt et de commencer la réunion à temps. Si les événements sont toujours commencé au temps imparti, avec ou sans tous les participants, les autres membres du groupe vont rapidement apprendre à se présenter à temps ou risquer de manquer le début de la réunion.

Attribuer un chronométreur autre que la personne qui dirige l`événement. Le rôle du chronométreur est de rappeler doucement le haut-parleur lorsque le temps alloué pour une question a été épuisé. Le chronométreur est également responsable de faire en sorte que la réunion se termine au moins cinq ou dix minutes avant qu`il est prévu de mettre fin afin que les participants sont en mesure de se remettre au travail à temps.

A l`issue de la réunion, quelques minutes doivent être consacrées à l`examen de tout ce qui a transpiré. Attribuer points d`action aux membres du groupe et indiquer clairement la date limite pour ces articles. Planifier un temps de suivi si nécessaire, ou de poursuivre la procédure si le délai laissé quelque chose d`incomplet dans certains domaines.

La clôture de la réunion est aussi un excellent moment pour aborder les points hauts et bas de la discussion. Si la réunion a particulièrement bien, le groupe doit prendre note de cela et faire un effort pour répéter les actions qui ont gardé tout le monde sur le sujet ou ont aidé à atteindre les objectifs de la réunion. Si des améliorations pourraient être apportées, il est temps de prendre note des suggestions qui peuvent être mises en œuvre à la prochaine réunion.