Règles pour tenir minutes lors d`une réunion

Tant que vos méthodes sont précises et fiables, toute méthode qui fonctionne pour vous, votre groupe, et toutes les lois de l`Etat concernés est acceptable. Cela pourrait inclure la sténographie, la bande d`enregistrement, la dactylographie ou simplement en notant les résultats des votes et les motions à côté des éléments de l`ordre du jour. Le cabinet d`affaires Works Training dit que quelle que soit la méthode choisie, vous devez être prêt pour les problèmes. Si vous utilisez un magnétophone, ont des bandes de rechange et des batteries. Si vous tapez sur votre ordinateur portable, trouver un endroit pour brancher. Si vous êtes en prenant des notes écrites, ont plusieurs stylos au cas où un est à sec.

Règles de procédure Robert est un guide standard pour la gestion des réunions. Robert de dit vos minutes devraient donner la date de la réunion, heure de début et d`ajournement et l`emplacement. Vous devez également dire qui officiers ont assisté et que ce soit une réunion régulière ou un événement spécial. Vos minutes devraient enregistrer les motions, les votes sur eux, et le nom de la personne qui les a faites.

Les réunions ne sont pas une transcription. Vous ne devez pas enregistrer chaque point qui a été soulevé, mais n`a jamais fait comme un mouvement. Cela nécessite une écoute attentive pour éliminer les opinions aléatoires et discussions latérales à partir des points de base. Lorsque vous écrivez les minutes, les rendre aussi concise, claire et facile à comprendre que possible. Quelqu`un qui était pas là devrait être en mesure de les lire et de comprendre ce que les décisions ont été faites et ce votes ont été prises. Les réunions Institut recommande d`écrire les minutes le même jour que la réunion de sorte que votre mémoire est fraîche.

Vos minutes sont un compte rendu officiel pour votre groupe. Si, par exemple, quelqu`un poursuit votre organisation, vos minutes pourraient devenir des preuves de ce qui a été décidé. Si vous devez demander un moment si vous pouvez obtenir les faits correctement vers le bas, ce qui est mieux que de faire des erreurs. Une fois que vous avez écrit les procès-verbaux, de Robert dit qu`il est pratique courante d`envoyer des copies aux participants. À la prochaine réunion, ils peuvent voter pour confirmer les minutes ou de les modifier pour corriger les erreurs.