Comment prendre quelques minutes lors d`une réunion d`affaires

Choisissez vos outils

• En ce qui concerne les outils de choisir, sélectionner celles qui fonctionnent le mieux pour vous et vous permettront de rester au top de ce qui se passe lors de la réunion et de prendre des notes cohérentes. Pour certaines personnes, c`est un ordinateur portable ou d`un ordinateur- tablette pour d`autres, il est un bloc-notes et un stylo. Avoir un dispositif d`enregistrement comme un enregistreur vocal ou un smartphone avec une application d`enregistrement peut également vous aider à examiner la réunion plus tard. Si vous utilisez un smartphone, tablette ou ordinateur, désactivez les sons, des jeux ou des applications de médias sociaux afin que vous ne soyez pas perturbé lors de la réunion. Ces outils peuvent vous aider à prendre des notes plus rapidement - mais vous devriez toujours avoir un ordinateur portable et quelques stylos ou des crayons sur la main comme une sauvegarde.

Utilisation d`un modèle

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  L`élaboration d`un modèle peut aider à gagner du temps, puisque vous ne devrez pas passer des moments précieux lors de la réunion à écrire sur les sujets abordés. Les programmes d`ordinateur, y compris Microsoft Office, offrent des modèles de réunion d`affaires, vous pouvez utiliser - ou vous pouvez développer votre propre document vierge en utilisant l`ordre du jour que vous recevez avant la réunion. Ces modèles ont généralement des sections qui comprennent "Participants," "Éléments d`action," "Nouvelle entreprise" et ainsi de suite, mais il faut vérifier auprès de votre employeur pour savoir si d`autres éléments sont nécessaires, tels que les noms des actionnaires présents, les noms des invités et le lieu de la réunion. Au sommet de chaque section, créez une petite boîte avec le mot "Temps" en elle, de sorte que vous pouvez écrire le temps que la section a commencé. Sur un ordinateur, enregistrer le modèle dans Word ou un autre format modifiable, laissant quelques espaces vides dans chaque section. Si vous créez un modèle à imprimer, puis remplir à la main, laissez suffisamment d`espace dans chaque section. Lorsque vous écrivez des notes à la hâte, vous serez souvent écrire plus grand et prendre plus de place que vous le feriez si vous aviez plus de temps.

Ce qu`il faut inclure et quoi Leave Out

• Le but de prendre minutes lors d`une réunion est de ne pas enregistrer chaque chose que les gens discutent, mais au lieu d`enregistrer les choses qui sont arrivées, suggère "Règles de procédure Robert," un petit livre qui décrit comment gérer des réunions parlementaires. Ce livre est souvent utilisé par les organismes sans but lucratif et les entreprises comme un guide pour l`organisation des réunions. En termes de notes de réunion, ne perdez pas votre temps à écrire vers le bas tous les arguments que quelqu`un fait pour ou contre une action entreprise en particulier, par exemple. Quand quelqu`un fait un mouvement, par exemple, écrire le libellé exact de la motion, qui l`a fait, et les résultats finaux du vote. Vous ne pas, cependant, besoin d`écrire les commentaires de tout le monde pour ou contre la motion. Quand quelqu`un fait un rapport, notez qui a fait le rapport, le nom du rapport, un bref résumé du rapport, et les mesures prises. Et puisque vous prenez "minutes," également écrire le moment où la décision a été prise, ainsi que le temps, les gens ont commencé à discuter la question.

Développer une sténographie

• Même si vous n`êtes pas écrire chaque chose qui est arrivé, parfois l`action lors de la réunion pourrait aller plus vite que vous pouvez suivre. Lorsque cela se produit, utilisez votre propre raccourci. Par exemple, vous pouvez utiliser les abréviations des mots d`affaires courantes, telles que "mgmt" pour la gestion ou "poussée" pour le produit ou la productivité. Utilisez initiales pour les personnes impliquées dans la réunion, tels que "JS" pour John Smith. Les symboles tels que un point d`interrogation peut également être raccourci pour "question." Par exemple, vous pourriez écrire "JS?" pour indiquer que John Smith a posé une question. Développez votre propre raccourci, puis le traduire en termes tout le monde peut comprendre avant de publier les notes de réunion.