Quel est le but d`émettre une note de service?

Les problèmes peuvent être rapidement identifiés et discutés dans le cadre d`une note de service, qui permet aux employés de devenir immédiatement conscients des difficultés potentielles et de nouveaux défis à l`horizon. Ces problèmes peuvent varier, comme certains peuvent discuter de tendances à long terme en développement (par exemple, une baisse de l`efficacité d`un certain département), ou peut-être moins formelle et plus immédiate (comme laisser les employés savent au sujet d`approcher le mauvais temps pour leur voyage de retour ). Une caractéristique de ces notes de service sur la base de problèmes est qu`ils peuvent demander une rétroaction afin d`examiner les solutions possibles et les stratégies futures.

mémos basés sur des solutions peuvent fournir une sélection d`exemples INFORMATIONS- comprennent des solutions rapides à des problèmes techniques, annonçant qu`une nouvelle stratégie a été décidée pour faire face un problème existant, ou de fournir des informations actualisées sur les codes d`entrée et des mécanismes de sécurité. mémos basés sur des solutions sont aussi l`occasion d`accorder une attention aux employés qui ont démontré l`utilité ou la créativité pour relever les défis spécifiques, laissant les autres travailleurs connaissent leurs succès (par exemple: «Nous tenons à remercier Mathew Baker pour la coordination des travaux pour améliorer notre ordinateur central, ce qui permet de fonctionner beaucoup plus rapidement que le mois dernier le système. ").

mémos sur la base des commentaires-viennent dans une grande variété de formes, bien que ceux-ci peuvent être différenciés entre les mémos envoyés à plusieurs employés et des notes de service envoyées à un seul individu. Lorsque rétroaction mémos sont envoyés à un grand groupe, ils peuvent mettre à jour les employés au sujet des questions soulevées précédemment dans les réunions, ce qui donne un sentiment de contexte et la chronologie des discussions précédentes (un exemple de ceci serait remercier les employés pour avoir participé à une collecte de sang ou travail en équipe exercice). Toutefois, lorsque la rétroaction est envoyé à un seul employé, il sera normalement très spécifique et lié à discuter de la qualité du travail en sortie de l`employé, et quels domaines devraient être axés sur l`amélioration future.

Il peut parfois être approprié pour les gestionnaires d`envoyer des notes de service concernant les événements en cours, ou de faire des commentaires officiels sur notamment situations- par exemple, «Nous aimerions offrir sincères remerciements au service d`incendie de la ville pour leur aide lors de notre incendie d`un entrepôt récent." Ce type de mémo peut également inclure des instructions pour les employés de ne pas commenter publiquement sur des questions particulièrement internes: par exemple, «Nous aimerions demander que tous les employés évitent de spéculer publiquement sur notre éventuelle fusion avec une autre entreprise, car cela pourrait compromettre les accords en cours ».