Comment créer la documentation des processus

Créer un "Énoncé de la portée" en écrivant une simple déclaration qui identifie tout ce qui doit être inclus dans ce projet de documentation. Identifier clairement le processus spécifique qui sera documentée. Indiquer si la documentation du processus reflète la façon dont le processus fonctionne réellement aujourd`hui ou définit la façon dont le processus devrait fonctionner à l`avenir.

Créer un "Propriété Matrice" qui montre à qui appartient le processus ou qui possède quelles parties du processus. Cette matrice peut être aussi simple que d`un organigramme ou un diagramme processus de flux qui identifie clairement les propriétaires et les coordonnées des propriétaires.

Identifier les produits ou services spécifiques qui sont documentées. Cela est généralement une liste qui comprend la totalité ou les informations pertinentes telles que le numéro de modèle, numéro de pièce et description.

Décrire les rôles des personnes impliquées dans le processus. Fournir une explication claire, fondée sur le titre du poste et les capacités non individuelles. Expliquez ce que cette position et comment il intègre dans le processus. Cela peut être un seul document énumérant le titre du poste et la description ou une description complète de l`emploi pour chaque poste clé dans le processus documenté.

Documenter chaque étape du processus, du début à la fin, en créant un "Flux de processus" diagramme ou graphique. Typiquement, un organigramme de haut niveau est créé montrant les principales étapes du processus et un organigramme bas niveau décrit les étapes du processus qui sont subordonnés à chacune des grandes étapes.

Créer approprié "Les politiques et les procédures" documentation pour chaque étape du processus. En explorant le processus d`entrevues et de la recherche, ces politiques et procédures vont émerger. Prenez des notes détaillées qui serviront de base à la création de ces documents de politique et de procédure.

Inclure un document dans vos livrables qui fournit une explication de l`interne "Gestion de documents" processus. Ce document doit expliquer comment les documents d`entreprise sont examinés et approuvés, et distribués et archivés au sein de l`entreprise.

Inventaire des documents existants afin d`obtenir une compréhension claire de ce qui est actuellement en place. Vous n`êtes pas obligé de réinventer la roue en créant de nouveaux documents si la même information est traitée dans les documents existants. Identifier lequel de ces documents sont utilisables et peut être construit sur, et quels documents sont obsolètes. Avec un inventaire rempli de documents existants, vous saurez quels sont les documents manquants et doivent être créés. Générer une liste globale des documents montrant l`état de chaque document existant, obsolète ou nouvelle. Avoir cette "Inventaire" dans la main avant votre première rencontre avec le dirigeant.

Créez la "Propriété Matrice" en passant en revue tout ce qui est déjà disponible, comme les organigrammes existants et des répertoires d`entreprises. Avoir cette "Propriété Matrice" dans la main avant votre première rencontre avec le dirigeant.

Rencontre avec le gestionnaire supérieur et revoir votre "Inventaire" et "Propriété Matrix." Le but de cette rencontre est non seulement pour obtenir le top manager de vétérinaire votre recherche, mais d`approuver et d`accord avec votre plan. Soyez prêt pour cette réunion et ne perdez pas le temps du top manager.

Rencontre avec chaque chef de service après avoir effectué toutes les modifications du gestionnaire supérieur à votre "Inventaire" et "Propriété Matrix." L`objectif de ces réunions département-tête est d`amener ce chef de service en place à la vitesse sur ce que vous faites et engager des discussions sur le rôle de chaque chef de service et les étapes du processus dont ils sont propriétaires. Prenez des notes détaillées ou enregistrer la réunion afin que vous ne manquiez de rien. Comme vous avancez à travers ces réunions département-tête, le processus va émerger et commencer à se solidifier.

Mettre à jour tous les livrables sur une base continuelle que vous recevez les informations nouvelles ou plus précises de chaque chef de service. Après votre dernière réunion département-tête, vous devriez avoir étoffé environ la moitié de vos livrables.

Rencontre avec les superviseurs appropriés, top artisans et autres personnes impliquées dans le processus de clarifier ce qui se passe réellement dans cette étape du processus. Ces personnes seront identifiés par leur chef de service lors de votre entrevue. Ces mains sur les gens sont généralement mieux informés dans l`étape par étape, au jour le jour, les procédures dans leur zone de responsabilité que leur chef de service respectif. Encore une fois, prendre des notes détaillées et tout faire pour se préparer avant de rencontrer ces gens afin que vous réduisez le temps que vous prenez hors de leur journée bien remplie.

Complétez votre premier projet de tous vos documents. Ceci est appelé un premier projet, mais ces documents doivent encore être pleinement complet basé sur toutes les informations que vous avez obtenu à ce jour.

Distribuez vos premiers projets de documents, clairement marqués comme premier projet, aux chefs et subordonnés de département respectifs pour leur examen. Donnez-leur le temps de revoir complètement ces documents et leur a demandé de redline tout changement.

Initier une deuxième série de rencontres individuelles avec les mêmes chefs de département et subordonnés à examiner toutes les lignes rouges et préparer votre projet final de ces documents.

Remplissez toutes les révisions ligne rouge. Portez une attention particulière aux changements en une seule étape, ce qui peut affecter l`étape antérieure ou postérieure, et modifier ces documents, des procédures ou des mesures de débit en conséquence. Soumettre ce projet final à la respective chefs de département et subordonnés pour leur examen final. Soumettre l`ensemble du projet final en même temps que le cadre supérieur pour l`examen du cadre supérieur.

Faire les révisions finales et soumettre ces documents révisés de retour à l`initiateur pour approbation finale. Il peut y avoir de nombreux va et vient des révisions avant l`approbation finale. Vous avez besoin chaque tête subordonné et ministère de vous donner son approbation complète sur les documents ou parties de documents, qui se rapportent directement à leur domaine de responsabilité. Cependant, la documentation n`a pas été considérée comme approuvée jusqu`à ce que le dirigeant a examiné et approuvé.