Documentation des processus décrit clairement les tâches critiques qui se déroulent dans une entreprise. Ils éliminent la confusion parmi les employés et de mettre tous les membres d`une entreprise sur la même page. Un document de processus définit ce que les processus actuels dans une entreprise sont. En identifiant les pratiques actuelles, vous dénicherez souvent des failles dans le système actuel et voyez place à l`amélioration. Documentation des processus permet également à l`entreprise d`adapter plus rapidement aux besoins changeants des entreprises. Il est clair décrivant les fonctions actuelles de votre entreprise seront mieux permettre à l`entreprise d`avancer.
Déterminer la portée du document. Vous pouvez documenter tous les processus au sein d`une entreprise ou dans les grandes entreprises, se concentrer sur un ensemble de processus. Par exemple, une grande entreprise peut commencer avec seulement leurs fonctions comptables, au lieu de documenter l`ensemble des rouages de l`organisation.
Projet d`une page, la représentation visuelle des processus. Inclure une matrice d`application, un aperçu de qui est responsable de chaque tâche ou un diagramme de flux de processus. Un diagramme de flux de processus est une représentation de haut niveau des différentes étapes pour terminer un processus et la façon dont les étapes coulent à travers l`organisation. Par exemple, les différentes étapes à payer une facture pourraient être décrites avec un tableau de flux de processus.
Expliquer l`impact du procédé sur les produits et services. Détail les effets des opérations normales et les effets d`un échec du processus causerait. Par exemple, si les factures sont perdues et ne sont pas payés, le fournisseur refuse d`expédier la commande suivante.
Définir les rôles au sein du processus. Identifier les rôles par leur fonction et non par personne. Par exemple, commis des comptes fournisseurs traitent les factures et les entrer dans le système de paiement. Le contrôleur approuve les factures et autorise le paiement.
Décrivez tous les systèmes informatiques et les logiciels utilisés dans le processus. Définir clairement chaque système, son but et sa fonctionnalité.
Documenter le processus du début à la fin. Utilisez votre diagramme de flux de processus comme un guide pour la rédaction du texte. Inclure autant de détails que possible, en fonction de la portée que vous avez choisi d`inclure dans le document. Utilisez des noms de rôle pour attribuer la responsabilité plutôt que des noms individuels.
Inclure une section pour les exceptions. Documenter ce qui se passe lorsque le flux de processus normal ne sont pas suivies. Par exemple, lorsque les systèmes informatiques sont en baisse, un système de comptabilité à base de papier est adoptée pour traiter les factures.
Passez en revue le document de processus avec toutes les parties touchées. Assurez-vous que tout le monde est d`accord sur les processus.
