Communiquer efficacement avec les employés est l`un des défis d`être un gestionnaire. Contrairement à une conversation personnelle, dans laquelle le message peut être adapté à la personne qui le reçoit, quand vous parlez aux employés dans son ensemble, il faut parler dans un style qui convient à tout le monde. Cela peut être particulièrement difficile lors de la rédaction d`un mémo négatif - qui est critique ou qui délivre les mauvaises nouvelles. Penning une telle missive exige que le gestionnaire soit directement, mais aussi de tact. L`objectif devrait être d`encourager vos employés à changer leurs actions sans engendrer de mauvais sentiments.
Livrer les mauvaises nouvelles en premier. Lors de la rédaction d`un mémo négatif, il est généralement préférable d`obtenir aux mauvaises nouvelles tout de suite. Y compris une quantité importante de plomb jusqu`à le message présente plusieurs inconvénients: d`abord, il peut le faire sonner comme vous stalling- deuxième, certains employés pourraient arrêter la lecture avant d`arriver à la Point- du mémo et, troisièmement, si le message a été anticipés, de nombreux employés sauter l`introduction de toute façon. Le ton de cette section devrait être simple, et les faits mis en évidence. Essayez d`éviter la colère ou la négativité excessive.
Offre d`encouragement. Une fois que vous avez exposé les mauvaises nouvelles, changer le ton et l`accent de votre mémo de sorte qu`il est légèrement plus optimiste. Si votre lettre a été critique, offrir des paroles de louange et d`encouragement. Si vous avez livré des nouvelles désagréables, insister sur le positif. Le but de votre travail en tant que gestionnaire est de conduire, une tâche qui est jamais plus important que dans les moments difficiles.
Présenter une solution. L`un des dilemmes que les employés sont souvent confrontés lors de la réception d`un mémo négatif est de ne pas savoir ce que l`action leur superviseur veut qu`ils prennent maintenant. Dans la troisième et dernière partie de la lettre, définir un plan d`action clair que les employés peuvent prendre pour améliorer la situation. Cette instruction devrait fournir des mesures claires pour les employés et devrait être livré dans un ton optimiste.
Lire à haute voix. Avant d`envoyer le mémo, vous devriez regarder par-dessus, puis le lire à haute voix. Lire à haute voix d`abord vous, puis à au moins une autre personne qui peut fournir de la rétroaction. Écoutez attentivement vos propres choix de mots et essayer d`entendre une langue qui pourrait être mal interprété. Une fois que vous avez fait ces corrections, la lettre doit être relue pour la grammaire, la ponctuation et l`orthographe - pour montrer à vos employés que vous avez écrit la lettre avec soin.
