Personne n`aime donner de mauvaises nouvelles, en particulier pour les employés. Cependant, quand les affaires est en baisse, il est souvent nécessaire de licencier du personnel ou réduire les heures. Ces messages sont particulièrement difficiles à écrire dans une lettre, car il peut sembler que peu importe la façon dont vous déclarez les faits, les bénéficiaires seront en colère et bouleversé. Heureusement, avec un peu de planification vous pouvez écrire une lettre qui laisse les employés vers le bas facile et les aide à comprendre la nature difficile de votre décision de réduire leurs heures.
Tapez la date. Passer un espace. Si vous personnalisez une lettre à chaque employé, utilisez la fonction de publipostage dans votre programme de traitement de texte pour ajouter les noms et adresses. Alternativement, vous pouvez omettre l`adresse à l`intérieur entièrement et écrire une lettre générique si vous avez tout simplement trop d`employés pour faire des copies personnalisées.
Ouvrez la lettre en tapant "Cher (nom de l`employé Insertion)" suivi par deux points. Si vous écrivez une lettre générale, le type "Cher employé Valued" suivi par deux points.
Commencez la lettre en fournissant fond. Expliquez que l`entreprise perd de l`argent et ce que vous avez essayé de le faire pour contrer le déclin. Ecrire dans un langage clair, mais avec suffisamment de détails pour que les employés comprennent que l`entreprise traverse une période difficile. Ne pas mentionner les heures réduites dans le premier paragraphe, parce que les employés seront alors probablement juste arrêter la lecture et vous perdrez l`occasion d`expliquer la situation ou d`essayer de conserver leur bonne volonté.
Expliquer la réduction des heures dans le deuxième paragraphe. Être spécifique. Combien d`heures les travailleurs peuvent attendre à perdre chaque semaine? Quand vont-ils revenir à leur horaire normal, le cas échéant? Les employés auront beaucoup de questions et de les aborder maintenant vont prévenir la confusion et les appels téléphoniques au bureau.
Soulignez les bonnes nouvelles, le cas échéant. Par exemple, si vous êtes heures pour éviter la pose tout le monde hors de l`Etat, que la réduction. Si vous avez une stratégie que vous pensez obtenir votre entreprise de retour dans le noir bientôt, laisser les employés sentent votre optimisme. Même si les bonnes nouvelles sont relativement mineures, il aidera l`employé à sentir que vous avez leurs meilleurs intérêts à coeur.
Donner des informations d`action dans le dernier paragraphe. Si les employés ont besoin de faire quelque chose, comme remplir des formulaires supplémentaires, leur faire savoir. Merci à eux pour porter avec vous dans ce processus difficile.
