directives écrites aux employés sont souvent plus utiles que des instructions verbales. Une lettre contenant les détails d`une nouvelle politique ou procédure donne aux employés un document pour référence ultérieure. En plus d`aider à se souvenir de la façon de suivre une nouvelle procédure, une lettre directive répond à l`exigence légale de fournir une notification officielle d`une nouvelle politique prescrit par la loi. Par exemple, au début de 2011, de nombreuses villes mettent en place des interdictions de fumer qui affectent les entreprises de la région. Il est de la responsabilité de l`employeur d`informer les travailleurs comment se conformer à la nouvelle politique de fumer.
Placez tête de l`entreprise dans votre imprimante. Cette directive est une notification officielle, et l`en-tête renforcera le caractère formel de l`information.
Tapez la date complète. Vous devez toujours inclure la date sur une directive, car elle établit le moment de la notification. Passer une ligne.
Tapez le nom du destinataire et son adresse si la directive ne va à une seule personne. Si elle est une lettre de couverture à tous les employés, omettre le nom et l`adresse.
Type "précieux employés Chers" suivi par deux points si la lettre va à tous les employés. Tapez un nom spécifique si elle va à une seule personne.
Commencez la lettre avec une déclaration directe sur ce que les instructions sont sur le point. Donner les détails pertinents au sujet de la politique ou de la procédure, comme quand il entrera en vigueur, et qui est touché par la politique.
Énumérer les étapes pour compléter la tâche ou pour se conformer à la nouvelle politique. Utilisez un langage facile à lire clairement que les employés peuvent suivre.
Expliquez comment cette nouvelle politique sera bénéfique pour le bénéficiaire (s) et rendre grâce pour leur coopération. Expliquer ce qui se passera si un employé choisit de ne pas se conformer à la directive.
Donner des délais appropriés ou coordonnées dans le dernier paragraphe. Décrire la méthode d`évaluation de la conformité des employés, le cas échéant. Offre pour répondre à toutes les questions que les bénéficiaires pourraient avoir.
Fermez la lettre en tapant une fermeture respectueuse et en tapant votre nom complet et le titre. Inscrivez-dessus de votre nom dactylographié.
Demandez à un autre superviseur lire la lettre pour vous assurer de ne pas avoir manqué toute information.
Postez la lettre (s). Si la directive est le résultat d`un changement dans une loi, envisager de demander une confirmation de la signature du destinataire (s) de prouver que la directive a été reçue.
