Les lettres sont la meilleure façon de veiller à ce que les employés ou les clients sont informés d`un changement de politique. Les gens ont tendance à ignorer les signes et les e-mails car ils sont bombardés avec autant de publicités et de messages électroniques chaque jour. Lettres, d`autre part, sont plus difficiles à ignorer, car ils sont associés à des formalités et des messages importants. Des lettres de notification sont simples à écrire et très efficace.
Chargez tête de l`entreprise dans votre imprimante. La plupart des entreprises ont des politiques que les communications officielles doivent être à en-tête, car il aide à transmettre l`idée de la cohérence et de l`autorité.
Ouvrez la lettre en tapant la date. Si la lettre va à un individu, tapez le nom et l`adresse du destinataire. Si la lettre fera partie d`un envoi de masse des avis similaires, ne tapez pas le nom, ou utiliser la fonction de publipostage sur votre programme de traitement de texte pour insérer les noms.
Commencez la lettre en tapant "Chers M./Mme. (Prénom)" suivi de deux points, ou pour une diffusion plus générale "Très cher client" ou une plaisanterie similaire.
Commencez la lettre en expliquant brièvement la situation. Si vous écrivez pour donner de mauvaises nouvelles, comme dans un avis de livres en retard ou un projet de loi en souffrance, expliquer ce que le projet de loi était et comment il est tard. Si vous écrivez à informer les clients au sujet d`un changement de politique, expliquer le problème qui a créé la nécessité d`un changement de politique.
Expliquer l`avis clairement et succinctement afin que le destinataire ne sera pas rater le message. Fournir les dates pertinentes pour quand la politique entrera en vigueur.
Donner des informations d`action tels que des délais ou des procédures que le destinataire de la lettre doit suivre. Fournir vos informations de contact dans le cas où ils ont des questions.
Fermez la lettre en remerciant l`employé ou un client pour son attention, et tapez votre nom. Inscrivez-vous dans l`espace au-dessus de votre nom.
Conseils & Avertissements
- Gardez la lettre brève et de la matière de fait. Si vous vous excusez clients ou des employés trop pourraient interpréter cela comme une indication qu`ils peuvent discuter avec l`avis ou changement de politique.
