Lorsque vous avez à donner de mauvaises nouvelles, vous vous sentez mal à l`aise. Une lettre officielle de transport de mauvaises nouvelles peut rendre la situation encore plus inconfortable et artificielle, surtout si vous connaissez le destinataire de la lettre bien. Si le destinataire est un ami ou un client important, leur bonne volonté est probablement pas un problème, surtout si les nouvelles ne sont pas traumatique. Dans ce cas, vous pouvez choisir d`écrire une lettre informelle indiquant les mauvaises nouvelles et demander la coopération du bénéficiaire en la matière.
Commencez la lettre en tapant la date. Même si la lettre est pas formelle, vous avez encore besoin d`établir un calendrier au cas où le destinataire ne prend pas les nouvelles bien. Tapez "Cher (Nom)" suivi de deux points. Si vous êtes sur la base du premier nom, se sentir libre d`utiliser son prénom.
Donnez au destinataire les mauvaises nouvelles tout de suite, et de leur dire ce que vous ou elle peut faire à ce sujet. Par exemple, vous pourriez dire: «Vos pièces ne sont pas venus aujourd`hui, mais je vais appeler le distributeur et assurez-vous qu`ils sont programmés pour être livré demain."
Apologize pour le désagrément ou pour ne pas être en mesure de lui donner de meilleures nouvelles. Si la situation s`améliorera ou s`il y a de bonnes nouvelles, ainsi que de mauvaises nouvelles, jouer jusqu`à les bonnes nouvelles. Par exemple, «Je suis désolé pour la gêne occasionnée, mais le distributeur dit qu`il vous donnera un rabais de 20 pour cent pour votre peine."
la remercier de sa compréhension et de fournir votre numéro de téléphone au cas où elle a des questions.
Imprimer la lettre sur papier en-tête, si vous l`avez. Même si elle est une communication informelle, il est encore une communication officielle de votre entreprise. Signez la lettre avec votre nom.
