Lettres d`affaires ont besoin d`être précis, concis et sans erreur. Le vieil adage d`affaires "le temps, c`est de l`argent" décrit bien l`écriture d`affaires: plus les gens passent de temps à la lecture et la compréhension de la communication d`entreprise, le moins de temps qu`ils ont à faire de l`argent. Dans la correspondance d`affaires, la transparence est égale efficacité. Le sens d`une phrase devrait devenir clair qu`une personne est en train de lire it- relire une perte de temps. Assurer la clarté, la concision et de l`organisation en rédigeant vos lettres d`affaires avant de les écrire.
Notez les caractéristiques de votre public. Qui est votre public affecte le ton, le style, la longueur et la diction de votre lettre d`affaires. Si le destinataire travaille dans le même domaine que vous, vous pouvez utiliser en toute sécurité des termes spécifiques à votre ligne de travail, sachant qu`il comprendra. Si la lettre est à un client, toutefois, d`éviter un vocabulaire technique inconnu pour lui.
Notez les besoins de votre public. Vous pouvez construire votre lettre d`affaires de deux façons, avec une approche directe ou une approche indirecte, selon "Guide Concise à la communication technique." Ecrire la plupart des lettres d`affaires aussi directement que possible- si une personne exige des spécifications ou des instructions, une approche directe est appropriée. Toutefois, si vous transmettez de mauvaises nouvelles, une approche indirecte est plus appropriée. Par exemple, si vous informez un client, vous collecterez les frais, laissant un employé aller ou de refuser un membre du personnel une augmentation, considérer l`approche indirecte, ce qui permet d`économiser les mauvaises nouvelles jusqu`à la fin, après avoir établi votre cas. Cela permet au destinataire doucement vers le bas.
Déterminer le ton de votre lettre en fonction des besoins de votre auditoire. Si le lecteur est à la recherche d`un devis, vous pouvez écrire des faits et efficacement. Si le destinataire attend des excuses, votre ton doit être regrettable, sans avoir l`air sincère.
Organiser l`ordre de l`information qui doit aller dans la lettre et de l`artisanat un sujet phrase claire qui indique l`objet de la lettre. Placez des phrases sujet dans les mauvaises nouvelles lettres plus près de la fin. Dans toutes les autres lettres, aller droit au point.
Liste les informations à suivre et à diviser en paragraphes.
