Les gens mènent des vies occupées et ne se souviennent pas toujours quand ils ont besoin de faire quelque chose. L`envoi de lettres de rappel au sujet d`un délai peut être simplement une courtoisie professionnelle ou il peut faire partie de votre système de comptabilité. Le ton de ces lettres dépend de la raison pour laquelle vous envoyez un rappel. Par exemple, vous allez utiliser un ton de soutien si vous rappelant les parents occupés à propos de la date limite pour l`inscription au camp d`été. Une lettre d`affaires menaçant de poursuites judiciaires si un projet de loi ne soit pas payé nécessite une approche différente. lettres de rappel efficaces sont bien envoyés avant la date limite pour donner le temps de destinataire à agir.
Écrivez la lettre avec un ton de conversation si la lettre se veut un rappel amical. Pour une lettre amicale, utiliser le premier paragraphe pour commencer la lettre d`une manière légère, comme faire une observation sur la façon dont le printemps arrive rapidement à la fin, et cela signifie que la date limite pour l`inscription pour le camp d`été approche à grands pas. Pour une lettre d`affaires de poupe, arriver au point immédiatement en indiquant pourquoi vous écrivez et pourquoi le destinataire doit répondre à la lettre.
Démarrez le deuxième alinéa en indiquant clairement la date limite. Donnez, des informations spécifiques claires sur la date limite, tels que le mercredi, 7 Décembre à 17:00 ET. Il est facultative, mais elle est utile dans certains cas.
Fournir des instructions claires sur la façon de respecter le délai. Les possibilités y compris l`envoi d`un paiement afin qu`il soit reçu ou avant la date limite, ou l`inscription en ligne pour une fonction avant la date limite. Liste d`autres informations pertinentes telles que le montant du paiement dû, ou d`autres informations nécessaires pour compléter la tâche.
Dites au destinataire les conséquences pour manquer la date limite. Par exemple, soulignent que les candidats inscrits après la date limite de payer un prix plus élevé ou qu`il n`y a pas de dispositions pour les inscriptions tardives.
Terminez par une clôture gratuit comme «Cordialement» ou «Sincèrement vôtre."
