Lors d`une demande de paiement d`un client, des mesures appropriées sont utilisées pour créer des lettres efficaces pour envoyer à eux. Lettres à la demande de paiement sont utilisés quand un client ne parvient pas à payer une facture par la date d`échéance. Plus il faut pour un client de payer une facture, plus les lettres une société écrit à cet individu. Un paiement de lettre demandant devrait être poli, clair et devrait offrir des détails sur le projet de loi exceptionnelle.
Utilisez tête de l`entreprise, car il contient toutes les informations de contact de l`organisation et ressemble souvent plus formelle.
Adresse de la lettre. Inclure la date de la lettre suivie par le nom et l`adresse du client. Adresse de la personne en déclarant «Cher», suivi du nom complet du client.
État dans le but de la lettre. Une lettre pour une demande de paiement devrait communiquer clairement à cet effet au début de la lettre. Utilisez un ton professionnel et de garder les mots positifs et chaleureux.
Inclure les détails de la dette. Indiquer la date à laquelle les services de cette dette ont été fournis, la date d`échéance initiale et le montant dû, y compris des frais de retard. Inclure le numéro de facture, de même pour permettre au client de trouver le document original plus facile. Beaucoup d`entreprises vont également inclure une copie de la facture originale dans ce type de lettre. Informer le client et sur le taux d`intérêt pour lesquels les frais de retard sont calculés.
Demander au client pour le paiement. Que le client sache que les frais de retard supplémentaires peuvent être évités en payant la totalité du montant à une date donnée. Demander au client de vous appeler pour prendre des dispositions si elle est incapable de faire le paiement intégral à cette date. Indiquez votre numéro de téléphone et l`extension directe, si nécessaire. Indiquez votre adresse e-mail et ainsi offrir sa correspondance par le biais de cette façon si le client désire.
Remerciez le client. Offrez votre gratitude au client si le paiement a déjà été effectué et remercier le client à l`avance pour l`envoi d`un paiement rapide. Dites au client que s`il a des questions, il ne doit pas hésiter à vous appeler à ce sujet.
Signez la lettre. Conclure la lettre en écrivant «Sincèrement,» suivi de votre nom et le titre.
