Les professionnels, comme les comptables et les avocats, écrivent souvent des lettres aux clients en ce qui concerne les questions d`affaires importantes. L`entreprise doit suivre certaines procédures pour produire des lettres de clients claires et efficaces. Les professionnels écrivent des lettres de clients pour un certain nombre d`objectifs qui comprennent l`accueil d`un nouveau client, de discuter d`une question d`affaires ou offrant des conseils. Écrivez une lettre du client professionnel et de le rendre facile à lire, avec un objectif clair le lecteur comprendra.
Utilisez-tête. La plupart des entreprises professionnels utilisent en-tête pour toutes les lettres, y compris ceux aux clients. Letterhead contient le nom de l`entreprise, l`adresse et le numéro de téléphone.
Adresse de la lettre. Lors de la rédaction d`une lettre à un client, écrire directement à la personne en indiquant le nom de la personne. Cela peut commencer par le mot «Cher» suivi du nom de la personne ou le mot "To". Inclure une date en haut de la lettre.
Commencez la lettre avec une brève introduction. Gardez l`introduction agréable et conversationnel. Merci au client pour l`utilisation de votre entreprise et indiquer le motif de la lettre.
Développer le corps de la lettre. Cette partie de la lettre contient les informations relatives à l`objet de la lettre. Il peut contenir des conseils ou d`autres informations pertinentes pour le client.
Évitez d`utiliser des termes que seul un professionnel dans votre domaine particulier comprendrait. Les avocats et les comptables utilisent souvent des termes qui spécifiques à leur domaine, mais peuvent ne pas être familiers aux clients. Choisissez des mots qui sont clairs à toute personne, indépendamment de leur origine.
Demander au client d`appeler avec des questions. Une invitation à contacter l`entreprise pour l`aide et l`information supplémentaire est une partie standard de toutes les lettres des clients.
Signez la lettre. Inclure votre signature au bas de la lettre et l`envoyer le document à votre client.
