Les fournisseurs de services divers, y compris les professionnels de la santé, les préparateurs d`impôt, les centres de services automobiles, entre autres, font souvent des rendez-vous avec leurs clients de nombreux mois à l`avance. Beaucoup trouvent qu`il est prudent d`envoyer leurs clients un rappel écrit de la nomination pour réduire la non-présentation et les annulations de dernière minute. Téléphone et rappels par courrier électronique peuvent également être utiles, mais peuvent également être négligés ou manqués. Un message sur papier est un moyen peu coûteux de renforcer ces rappels électroniques.
Utiliser une application tto de traitement de texte créer votre lettre de rappel sur votre tête.
Expliquez le but de votre lettre et indiquer la date, l`heure et le lieu du rendez-vous, y compris à la fois l`adresse de la rue et suite, offfice ou numéro d`étage. Prenez note de la politique de votre bureau sur les annulations et encourager les clients à appeler à rééchelonner si elles ne peuvent pas faire la nomination, et de fournir le numéro de téléphone approprié dans le corps de votre lettre.
Notez la raison de la nomination aussi précisément que possible sans violer la vie privée considerations- par exemple, "S`il vous plaît apporter votre impôt et d`autres documents financiers avec vous, que nous examinerons vos stratégies fiscales de fin d`année."
Lier la lettre à votre liste de base de données de rendez-vous et l`adresse du client. Vous devez dater, imprimer et envoyer les lettres entre deux semaines et un mois avant la date de nomination. Il est préférable de signer ces lettres personnellement. Faire une note dans le dossier du client de la lettre de rappel, ou d`insérer une copie.
