première impression de votre entreprise est souvent faite au téléphone! Répondre à des téléphones et des rendez-vous avec courtoisie, efficace et professionnelle est une compétence importante pour tout réceptionniste ou service à la clientèle représentant.
Choses que vous devez
- Scheduler (une version papier ou électronique)
- Crayon
- Téléphone
Répondez au téléphone de manière professionnelle, saluant le client courtoisement et en indiquant le nom de la société. Par exemple, vous pourriez dire, "Bonjour, la société ABC. Que peut-on faire pour vous aider aujourd`hui?"
Déterminer les besoins du client. Ecoutez, avec soins- puis, selon les exigences du client, connectez-les à la personne appropriée, ou de procéder à l`étape suivante: la réservation d`un rendez-vous.
Obtenir le nom et les coordonnées du client. Demandez si l`appelant est un nouveau ou client. Certaines organisations peuvent préférer le mot "client." Pour les nouveaux clients, demander l`adresse postale, numéro de téléphone et adresse e-mail correcte. Pour le retour des clients, vérifier que cette information est le même, et de faire des changements au client suggère.
Réservez la nomination. Demandez au client quand ils aimeraient prendre rendez-vous, en leur offrant la prochaine ouverture disponible dans votre planificateur. Continuez ce processus jusqu`à ce que vous avez trouvé un rendez-vous acceptable et date- puis placez le nom et le numéro de téléphone du client dans le planificateur dans l`espace approprié.
confirmer Verbalement la nomination en répétant le temps et remontent au client.
Enveloppez l`appel. Merci au client pour appeler votre organisation et de leur rappeler les politiques d`annulation. Informer le client des méthodes de paiement disponibles. Si votre emplacement a changé, fournir cette information au client.
fin courtoisement l`appel. Merci encore une fois le client, leur souhaiter une bonne journée et raccrocher le téléphone.
