Une lettre de réprimande sert la communication à un employé et la documentation de son comportement. Il peut également être utilisé pour la discipline ou la résiliation future, ou tout simplement pour documenter la performance d`un employé pour l`examen futur de promotion. Beaucoup d`entreprises exigent une ou plusieurs lettres de réprimande émis avant toute mesure disciplinaire ne soit prise, il est donc important d`émettre une lettre lorsque survient une situation au départ. Une lettre de réprimande efficace inspirera un employé à améliorer sa performance ou de comportement.
Documenter le nom de l`employé, votre nom, la date et «lettre de réprimande» en haut de la lettre. Vous pouvez laisser place à votre signature au sommet, à proximité de votre nom, ou à la fin de la lettre.
Etat que la question a été discutée précédemment, si tel est le cas. Vous écrivez une lettre de réprimande comme un suivi formel à une réunion ou d`une conversation.
Articuler comment l`employé a enfreint la politique de l`entreprise. Documenter toutes les occurrences et les spécificités de note comme le temps, la date et le lieu.
Reportez-vous à l`entreprise manuel et toutes les sections applicables. Inclure la page ou les numéros de section pour la référence de l`employé.
Expliquez que le comportement doit être corrigé, et pourquoi. En fonction de la transgression, indiquant que la correction du comportement permettra d`améliorer l`efficacité de l`équipe dans son ensemble est acceptable. Le cas échéant, vous pouvez également inclure que la correction du comportement permettra d`améliorer la qualité du travail de l`individu.
Informez l`employé sur les quelles conséquences il fera face si le comportement n`améliore pas. Selon la situation, une date limite pour l`amélioration peut être appropriée.
Liste les étapes que l`employé peut prendre pour améliorer son comportement ou de performance. Soyez aussi précis que possible en faisant des suggestions. Cela donne à l`employé l`information appropriée et des possibilités d`amélioration.
Imprimer la lettre de réprimande tête de l`entreprise et de le signer. Fournir des copies pour vous-même, l`employé et votre superviseur. Demandez que l`initiale de l`employé ou de signer et dater votre copie pour vos dossiers, et expliquer que ceci est simplement de confirmer qu`il a reçu la lettre.
