Une lettre de réprimande pour l`absentéisme est une étape formelle qui pourrait conduire à la résiliation, la rétrogradation ou une réduction des heures de travail. La lettre indique que la direction a de sérieuses préoccupations au sujet de l`engagement de l`employé à l`emploi ou la capacité d`accomplir des tâches de façon responsable. Taper la lettre sur papier en-tête et en la remettant la main dans une enveloppe scellée ajoute impact. Le but est de forcer l`employé à se rendre compte que son dossier de présence doit améliorer.
Révisez vos notes pour confirmer que l`employé a reçu des réprimandes verbales de l`absentéisme. Notez la date des réprimandes verbales et la réponse de l`employé. Notez que si l`employé a promis de corriger le problème, mais n`a pas réussi à le faire.
Réprimande l`employé dans le premier paragraphe de la lettre. Informez l`employé que la lettre sert de réprimande officielle pour l`absentéisme, et que d`autres mesures correctives est possible si la situation continue.
Détail du taux d`absentéisme au deuxième alinéa. Utilisez les feuilles de temps ou des dossiers fournis par les ressources humaines de noter les jours où l`employé a raté les absences excusées ou non excusées. Dites à la personne pourquoi les absences fréquentes sont mauvais pour l`employé et l`entreprise. Expliquez que l`absentéisme chronique entraîne des collègues de l`employé à perdre confiance dans l`employé, ou il coûte de l`argent de l`entreprise en raison de la perte de production.
Fermez la lettre en expliquant ce que l`employé doit faire pour revenir sur la bonne voie. Par exemple, expliquer que, pour les six prochains mois, l`employé doit demander des jours de congé à l`avance par écrit. A noter également que l`employé doit fournir une note d`un médecin pour les absences pour cause de maladie. Dites à la personne que l`omission de se conformer aux règles pourrait conduire à plus de correction disciplinaires pouvant aller jusqu`au licenciement. Dans le dernier paragraphe se référer à l`employé de programmes de counselling si récurrents problèmes personnels ou familiaux sont la raison de l`absentéisme.
