Pour la plupart des gestionnaires, discipliner les employés est l`une des expériences les plus inconfortables avec lesquelles lutter. Les gestionnaires ont la responsabilité de la rédaction de lettres d`action disciplinaire qui restent dans les dossiers des employés pour documenter la faute de l`employé. Ces lettres ont deux fonctions: d`informer l`employé ce qui va lui arriver à la suite de son infraction et de servir comme un enregistrement permanent de l`inconduite des employés dans son dossier.
Chargez l`imprimante avec entête de l`entreprise. Cette lettre fera partie du dossier officiel de l`employé, de sorte que vous devez suivre le protocole approprié.
Tapez la date complète. Passer une ligne et tapez le nom et l`entreprise Adresse de l`employé. Même si vous ne fait postez pas la lettre, suivant le format de lettre d`affaires appropriée sera donner l`impression de professionnalisme.
Commencez la lettre en tapant le nom de l`employé, suivi par deux points. Passer une ligne.
Démarrez le premier paragraphe en indiquant clairement la nature de l`infraction. Reportez-vous au manuel de l`employé de votre entreprise afin que l`employé peut rechercher la règle pour lui-même. Donnez des détails précis sur l`infraction, comme la date de l`incident et de mentionner tous les autres employés qui ont été impliqués. Déclarant cette information clairement vous aidera si l`employé conteste la mesure disciplinaire et prend l`affaire en justice.
Expliquer en détail ce que l`employé a eu tort et comment elle aurait dû agir dans la situation. Les employés violent parfois des règles parce qu`ils ne les comprennent pas clairement, donc une explication de la violation et appropriée des informations vous aideront à l`empêcher de commettre l`infraction une deuxième fois. Offrez de rencontrer l`employé pour discuter de la question en détail.
Donner à l`employé l`occasion de faire amende honorable pour l`infraction, par exemple en écrivant une lettre officielle d`excuses à l`autre partie. l`informer des dates limites pour soumettre la réponse ou la lettre.
Dites à la personne claire et concise ce qu`elle peut attendre à la suite de cette infraction. Donnez des détails appropriés pour sa punition actuelle, telles que les dates des audiences ou des dates efficaces pour la cessation de son emploi, le cas échéant. Si l`employé peut attendre d`une action disciplinaire progressive à la suite de nouvelles infractions, l`informer que ces peines seront.
Donner à l`employé l`information sur le processus d`appel, le cas échéant.
Demandez à l`employé pour une réponse officielle pour son file- souvent cette réponse sera sous la forme d`une lettre officielle. Vous avez besoin de cette documentation pour le dossier de l`employé dans le cas où il prend l`affaire en justice.
Tapez votre nom complet et le titre. Imprimez la lettre et signer votre nom au sujet de votre nom dactylographié à l`encre bleue ou noire.
Faites plusieurs copies de la lettre. Conserver 1 copie dans le dossier de l`employé, donner une autre à l`avocat de votre entreprise et de conserver une autre pour vos dossiers.
Postez la lettre à l`employé ou lui donner devant un représentant des ressources humaines ou d`un assistant administratif. Vous avez besoin d`une confirmation que l`employé a reçu la notification officielle.
Conseils & Avertissements
- Gardez le ton professionnel et factuel. Cette lettre peut aller au tribunal si l`employé conteste la mesure disciplinaire, et que vous souhaitez afficher professionnelle et équitable à tout moment.
