Peu de situations sont plus mal à l`aise que d`avoir à dire à un employé ou un client, "Non." Les gens d`affaires se sentent souvent que le refus de se conformer aux demandes crée de mauvais sentiments à leur sujet et l`entreprise, ce qui pourrait affecter les ventes futures. Pire encore, quand un client ou d`un employé fait appel d`une décision que vous pouvez trouver vous-même avoir à dire non pas une fois, mais deux fois. A ce stade, l`écrivain est préoccupé par le ton correct à utiliser et la quantité d`informations à révéler, de peur que la correspondance provoque d`autres enquêtes ou même une action en justice.
Obtenir un morceau de tête de l`entreprise à utiliser pour votre réponse. Une réponse à un appel représente le dernier mot sur la question, et en utilisant en-tête officiel contribue à donner l`impression de pouvoir.
Tapez la date, passez un espace et tapez le nom et l`adresse complète du destinataire.
Passer un autre espace, le type "Cher nom Mr./Ms.(insert)" suivi par deux points. Si vous sentez que la fermeté particulière est nécessaire, omettre "cher" et il suffit de taper le nom du destinataire. Passer un autre espace.
Dans le premier paragraphe, informer le destinataire immédiatement si son appel est accordé, et expliquer brièvement pourquoi elle a reçu sa demande.
Si vous n`êtes pas l`octroi de l`appel, remercier le destinataire de son intérêt pour votre entreprise ou pour son travail acharné et à la fin du paragraphe lui donner les mauvaises nouvelles. Positionnement des mauvaises nouvelles à la fin du paragraphe, vous donne la possibilité d`amortir le choc d`abord, ce qui contribue à conserver la bonne volonté du destinataire. Expliquez la raison pour refuser la demande briefly- éviter de donner tant de détails que le destinataire puisse examiner la politique et vous deviner.
Fournir des informations de suivi supplémentaires dans le deuxième paragraphe. Si vous avez refusé l`appel, lui faire savoir que votre décision est définitive et que l`affaire est close.
Type "Cordialement," ou "Cordialement," et sauter trois places de ligne. Imprimer la lettre et signe au-dessus de votre nom à l`encre bleue ou noire. Conservez une copie de la lettre pour vos dossiers.
Envoyer la lettre par courrier certifié afin de conserver une trace de votre réponse et la preuve que le destinataire a reçu la lettre. Cet enregistrement peut être important si l`affaire va au tribunal.
