Quand un certain employé, locataire ou titulaire de la police doivent être informés que leur contrat ne soit pas renouvelé, une lettre de non-renouvellement écrite avec tact et professionnalisme peut faciliter une séparation à l`amiable, sans parler de gagner du temps et de chagrin. Ceci est une manœuvrabilité quelque peu délicate la lettre de non-renouvellement doit être équilibré entre une position fermement déclaré et une sensibilité aux émotions du destinataire. Cependant, vous pouvez adapter une forme relativement simple pour vos besoins professionnels.
Indiquez clairement votre objectif. Toute ambiguïté peut ouvrir la porte à confusion plus tard. Votre ouvre-porte doit se lire, "Vous recevez cette lettre parce que vous actuellement (détenez une politique, le travail pour, etc.)." Après avoir indiqué le nom de l`entreprise ou de l`organisation en question, expliquer que le lecteur est non renouvelé. Pour les questions plus sensibles, comme une position de travail, la lettre doit suivre un appel téléphonique ou une rencontre personnelle expliquant brièvement les motifs de non-renouvellement.
Donner une raison honnête pour non-renouvellement. Votre destinataire mérite une explication valable pour la décision. Dans de nombreux cas, la raison peut être aussi simple comme un changement dans la politique, les compressions budgétaires, ou à la résiliation régulière de la position. Si la décision était fondée sur une mauvaise performance, dire avec un exemple. Par exemple, «Vous êtes non renouvelé en raison de votre performance dans la capacité de travail, notamment en termes de ponctualité et d`engagement envers le travail." Éviter cattiness ou statements- trop accusatoire place, rester calme et professionnel. Soyez sûr que vous avez des rapports d`incidents spécifiques pour sauvegarder les déclarations d`actes répréhensibles ou de mauvaise exécution si la décision remise en question.
Expliquer les options disponibles pour le destinataire. Pour un changement de politique, donner des solutions de rechange et une date précise de la résiliation. Dans un lieu de travail ou de louer non-renouvellement, il est essentiel non seulement de donner un laps de temps, mais les instructions concernant le temps restant et les responsabilités des vacances. Ce sera aussi l`occasion, si vous choisissez, pour informer le destinataire sur le processus d`appel de la non-renouvellement. Fournir des informations de contact pour la personne en charge de ce processus, ou un lien vers le site approprié pour de plus amples informations.
Soyez courtois. Dans de nombreux cas, un non-renouvellement vient comme une surprise pour le destinataire, et il peut être une lettre difficile à lire, car il représente souvent un changement majeur dans la vie. Merci à l`employé, titulaire de la police, ou locataire pour leur temps et leur contribution à l`entreprise et leur souhaiter bonne chance dans leurs projets futurs. Ne pas, cependant, faire allusion à des craintes ou des doutes sur la décision, car cela peut suggérer au destinataire qu`il ou elle devrait contester la décision, ou même le prendre à la cour.
Signez la lettre avec votre nom et la position. Donnez votre titre et les coordonnées afin que le destinataire comprendra votre autorité dans la décision et sera en mesure de vous joindre aux questions. Si vous êtes tout simplement un reportage sur un changement de politique, d`ajouter que le non-renouvellement est conforme à cette politique, et le joindre à titre de référence.
