Vous pouvez créer des lettres dans Microsoft Word à l`aide d`un publipostage. Un publipostage prend des enregistrements à partir d`une source de données, comme une feuille de calcul Excel ou une liste de contacts Outlook, et fusionne les données dans une lettre. La lettre de forme est la même pour chaque destinataire, à l`exception des champs de fusion. Les champs affichent les informations de la liste de données. Utilisez la fonction de publipostage pour créer des lettres, des étiquettes de publipostage ou enveloppes, et même les e-mails de masse.
Mettre en place le document principal sur un nouveau document vierge dans Microsoft Word. Sélectionnez "Démarrer Mail Merge" dans l`onglet de diffusion dans le menu Démarrer publipostage groupe. Sélectionnez "Letter" from the Start publipostage menu déroulant.
Connectez la lettre type à la source de données en cliquant sur "Sélectionner les destinataires" de l`onglet d`envoi dans le menu Démarrer Mail Merge groupe. Choisissez "Contacts utilisez Outlook" pour se connecter à votre liste de contacts Outlook, "L`utilisation actuelle des sources de données" pour se connecter à un fichier Excel ou base de données Access ou "Créer un nouveau fichier de données dans Word" pour saisir une nouvelle source de données. Cliquez sur "Aller à l`étape suivante."
Affiner la liste des destinataires si vous devez choisir qui recevra la lettre de formulaire. Si tout le monde recevra la lettre de formulaire, il suffit de sélectionner "Aller à l`étape suivante." Sinon, sélectionnez "Filtre" dans la "Liste des destinataires Affiner", puis sélectionnez les destinataires et cliquez sur "Aller à l`étape suivante."
Mettre en place le document principal en tapant la lettre type. Ajouter champs de fusion en sélectionnant "Bloc d`adresse", "Ligne de voeux" ou "Insérer les champs de fusion" dans l`onglet de diffusion dans le Write et le groupe Insertion. Pour insérer des champs de fusion individuels, sélectionnez les champs nécessaires à partir de la zone "Champs" sur l`insertion Fusionner fenêtre Champs. Cliquez sur "Insérer" puis "Fermer".
Aperçu de votre publipostage en sélectionnant "Aperçu des résultats" sur l`onglet Publipostage dans l`aperçu des résultats du Groupe. Cliquez sur "Suivant" ou "Enregistrement précédent" dans l`aperçu Résultats groupe à la page par vos Résultats de fusion.
Complétez votre publipostage en cliquant sur "Terminer Fusionner "sur l`onglet Publipostage dans le groupe Terminer. Choisissez" Imprimer Documents "ou" Envoyer E-Mail Message ".
Conseils Avertissements
- Vous pouvez connecter des sources autres que Outlook, Word, Excel et Access données. Ceux-ci incluent un fichier unique tableau HTML, une liaison d`objets et l`incorporation base de données (OLE), et un simple fichier texte qui est délimité par des virgules avec des enregistrements individuels séparés par une marque de paragraphe.
- Un bloc d`adresse comprend le nom du destinataire, l`adresse de la rue, ville, état et code postal aménagé comme une adresse sur une enveloppe.
- Insertion d`une ligne de salutation ouvre un écran qui vous demande de choisir une salutation comme «Cher» ou «Pour», ainsi qu`un format de nom.
- Vous pouvez insérer tous les champs de fusion en une seule fois, puis les déplacer vers l`emplacement souhaité dans la forme, ou insérer les champs un à la fois que vous tapez.
