Passer quelques centaines de dollars sur Microsoft Office 2007 peut sembler comme un gaspillage de votre argent au premier coup d`œil. Le temps et la frustration enregistrées lorsque vous utilisez la base de données Excel des noms et adresses que vous avez déjà construit au lieu de le recréer dans Word sera vaut bien la pâte supplémentaire, cependant. Un publipostage peut extraire des informations à partir des bases de données Excel pour vous aider à créer des documents personnalisés tels que des lettres, des enveloppes, des étiquettes de publipostage et des fiches d`information de production qui donnent à votre entreprise un tactile professionnelle importante.
Pour aider le processus de publipostage aller plus en douceur et aider à éliminer certains problèmes de mise en forme, étiquette six colonnes dans votre feuille de calcul Excel qui identifient les différentes parties des étiquettes. Par exemple, si vous utilisez une liste d`adresses, inclure Prénom, Nom, Adresse, Ville, État et Code postal. Inclure d`autres titres de colonnes telles que le titre ou le pays, par exemple, si elles sont pertinentes à la liste d`adresses.
Ouvrez Word. Clique sur le "Mailings" onglet dans Word 2007, puis "Commencer le publipostage."
Cliquer sur "Étiquettes." Sélectionnez le type d`imprimante que vous allez utiliser pour imprimer les étiquettes, le fabricant d`étiquettes, et le nombre de produits dans le "Options d`étiquettes" boite de dialogue.
Cliquez sur le bouton Office situé dans la partie supérieure gauche de l`écran Word si ceci est la première fois que vous avez connecté à une source de données dans Word. Cliquez "Avancée," "Général," et alors "Vérifiez Format Fichier de conversion sur Ouvrir". Cliquez "D`ACCORD."
Cliquez "Sélection des destinataires" sur le "Mailings" onglet, puis "Utilisez la liste existante." Recherchez la feuille de calcul Excel nécessaire dans le "Sélectionnez la source de données" boite de dialogue. Double-cliquez dessus. Cliquez "MS Excel Worksheets via DDE (.xls") dans le "Confirmer la source de données" boîte de dialogue, puis sur OK. Cliquez "Montre tout" si vous ne voyez pas "MS Excel Worksheets via DDE (.xls)" dans le "Confirmer la source de données" boite de dialogue.
Sélectionner "Nommé ou plage de cellules" dans la boîte de dialogue Microsoft Office Excel, et entrez la plage de cellules ou feuille de calcul avec les informations que vous souhaitez fusionner.
Cliquer sur "publipostage," "Commencer le publipostage," "Modifier la liste des destinataires" si vous voulez sélectionner un sous-ensemble d`enregistrements individuels (lignes dans Excel) à inclure dans votre liste. Cochez ou décochez les dossiers individuels au besoin en cliquant sur la coche à côté de destinataires individuels qui se présentent. Une autre option est de cliquer sur l`un des champs composites qui comprend des combinaisons régulièrement utilisées d`informations telles que "Adresse Block." Cliquer sur "publipostage," "Rédiger et Insérer des champs," et "Faire correspondre les champs" si vous souhaitez connecter le courrier de Word champs de fusion à des données de la colonne d`Excel. Choisissez vos rubriques dans le menu déroulant des menus à droite sur chaque rangée de colonnes qui correspondent aux parties d`une adresse sur le côté gauche de la "Faire correspondre les champs" boite de dialogue. Pas toutes les parties d`adresse va correspondre à une tête de colonne. Ils apparaîtront comme des espaces réservés vides sur votre étiquette.
Cliquez dans le document de l`étiquette où vous souhaitez insérer le premier champ de l`information. Cliquez "publipostage,"Rédiger et Insérer des champs" pour ajouter le bloc d`adresse ou de champs individuels à vos étiquettes. Utilisez la ponctuation tels que les espaces, la suppression des espaces ou des virgules pour rendre vos étiquettes regarder comme vous le souhaitez. Cliquez "Mettez à jour les étiquettes" dans "Rédiger et Insérer des champs." Format vos champs de données dans une étiquette avec la police, la couleur du texte, et d`autres changements que vous voulez faire.
Mettez en surbrillance l`étiquette vous avez formaté. presse "Ctrl-Shift-C" sur le clavier pour copier la mise en forme de l`étiquette. Cliquez "Ctrl-A" de mettre en évidence toutes les étiquettes, puis "Ctrl-V" pour coller la mise en forme à toutes les étiquettes.
Cliquez "Aperçu des résultats" dans le "Mailings" languette. Cliquez "Notice suivante" et "Notice précédente" pour prévisualiser chaque étiquette dans le document. Cliquez "Trouver bénéficiaire" de regarder une étiquette spécifique.
Cliquez "publipostage," "Terminer," "Terminer et fusionner," "Modifier les documents individuels." Indiquez si vous souhaitez modifier l`étiquette actuellement sur l`écran, un ensemble d`étiquettes, ou toutes les étiquettes. Les étiquettes que vous souhaitez modifier seront enregistrés dans un fichier séparé. Enregistrez le fichier principal de l`étiquette si vous voulez travailler avec le jeu d`étiquettes à nouveau à l`avenir.
Conseils & Avertissements
- Assurez-vous que vous regardez attentivement chaque page des étiquettes pour voir que vos étiquettes regarder la façon dont vous le souhaitez. Vous pourriez avoir à ajuster la police ou l`espacement sur quelques-uns pour les amener à s`adapter correctement sur vos étiquettes.
- Créez des étiquettes personnalisées dans la boîte de dialogue Options d`étiquettes si vos étiquettes ne correspondent à aucun des produits du fabricant présélectionnés.
