Les avantages d`un système de paie informatisé

De nombreux employeurs utilisent un système de chronométrage, tels que l`horloge de temps, pour suivre les heures de travail des employés. Un système manuel nécessite de suivi du temps des employés à la main, mais un système de paie informatisé a la capacité de transmettre automatiquement les entrées des employés du système de chronométrage dans le système de paie. Un tel système peut séparer les heures normales de heures supplémentaires effectuées, bien que les employés peuvent parfois avoir besoin de faire des ajustements.

systèmes de paie informatisés peuvent arrondir les heures de travail des employés en segments quart d`heure et de calculer avec précision le nombre total d`heures travaillées et à verser, économisant ainsi du temps consacré à des calculs manuels. Ces systèmes calculent tous paient des fréquences, comme hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle et mensuelle, sur la base des données d`entrée reçues.

Un système de paie informatisé calcule automatiquement les retenues obligatoires des employés, comme les taxes et les saisies de salaire, et les déductions volontaires, comme les frais de stationnement, 401 (k) les contributions et les prestations médicales. La personne de paie entre simplement les données sur lesquelles les retenues sont fondées, telles que le formulaire W-4 information pour la retenue d`impôt sur le revenu fédéral.

Un système de paie manuel vous oblige à imprimer des chèques de paie sur une machine à écrire ou à la main. Un système de paie informatisé a la capacité de dépôt direct, ce qui permet d`économiser l`argent dépensé sur les chèques en direct et à la réconciliation. En outre, l`impression informatisée des chèques de paie et les talons de paie se produit rapidement, quel que soit le volume.

Un système de paie informatisé génère des rapports de paie qui vous permettent de double-vérifier la masse salariale avant l`impression des chèques de paie ou de payer les talons. Le ministère du Travail des Etats-Unis oblige les employeurs à conserver des registres de paie pendant au moins trois ans. Un système informatisé permet copie papier d`impression des registres de paie relatives à chaque période de paie, et enregistre également les informations dans le système indéfiniment.

Les systèmes informatisés permettent d`assurer la conformité de la taxe sur la masse salariale en générant des rapports d`impôt, y compris les déclarations de salaires trimestriels et annuels et employés formulaires W-2. Ces systèmes fournissent les comptables de l`entreprise avec les données nécessaires pour gérer les fonctions de l`impôt sur la masse salariale et de réconciliation de la société et imprimer les rapports nécessaires. En outre, ces systèmes suivent jours de prestations, comme les vacances et le temps personnel, qui sont prises et payées.